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会议服务方案

会议服务方案

一、高级别会议服务

在会议前的准备工作中，我们将会议接待室的布置作为重

要的一环。与相关主管部门协商，我们要求主管部门在会前将

会议接待编导计划通知管理处，计划内容包括会议接待时间、

到会者身份、出席人数、接待规格、室内布置要求、桌椅摆放

形式、特殊服务等。管理处根据会议接待编导计划，帮助采购

和进行会议接待室的布置，并根据会议接待布置经验提出合理

化建议。在所有布置准备工作完毕后，请主管部门检查，并在

会议接待前再自查一次，以避免会议接待准备出现差错。

除了会议接待室的布置，我们也十分注重会务安全保障。

在会议召开前，我们会对会场周围的环境进行安全检查，排除

一切可疑因素，并对服务保障工作进行全面自查。同时，我们

会组织员工重温各种情况出现时的“紧急情况处理方案”，做到

有备无患。对与会议有关的场所、设备、建筑、陈设等，我们

除了派员对会议接待场地进行安检外，还会请公安消防、建筑

设计及其他有关部门会同有关单位进行联合安全检查，消除易

燃物品，排除一切不安全因素，确保大会的安全。我们还会运

用“隐型服务”，除电梯操作员和保安员站岗外，其他物业人员

采用“隐形服务”或处于待命状态。当重要活动需要特殊安排时，

我们会配合主管部门拟定执行计划，并按计划演练，确保完满

完成任务。

在会议工作的安排中，我们也会细致入微。利用充足的时

间在会议前检查灯光、空调、电梯、影视音响设备是否正常，

有异常的及时向主管领导报告并对能维修的及时进行维修，保

证不耽误会议的进行。提前仔细做好会议室的桌、凳和地板的

清洁保洁工作，保证给与会人员一个舒适整洁的会议环境。注

意做好自己的仪容仪表，穿上标志明显的工作服，佩戴工作牌，

提前30分钟到场。提前将消毒过的茶杯按位置摆放好，准备

好茶叶，提前15分钟在会议室门外面带笑容等待迎接到会的

人员。

管理处在接到会议通知后，应立即安排会务并向相关主管

部门汇报，获得批准后尽快落实。为保证会议顺利进行，管理

处需要提前一天准备好横幅、鲜花和会场布置，并对会议室进

行全面检查。同时，加强对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、

茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道等方面的检查。服务员

需要穿戴整齐，提前到岗，并在会议室门外等待迎接参会人员。

管理处平时应做好员工安全必威体育官网网址的培训和教育工作，并在

会议前重申必威体育官网网址纪律。会议接待服务主要由会议接待服务人员

负责，其他人员需要回避，并根据各自岗位规定恪尽职守。服

务人员需要提供全方位的服务，包括宾客迎接、签到、安排就

座、沏茶、补茶水、送客等。管理员需要对服务工作人员进行

监督检查，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，如发生

突发事件及时应对。服务人员需要举止大方，根据领导饮用茶

水的惯每隔15分钟加茶水一次，并做到走路轻、讲话轻、动

作轻。

会议结束前，部分会议接待服务人员需要提前做好与会人

员的迎送准备工作，并为不熟悉会场环境的与会人员引导带路。

会议接待结束后，管理处需要立即安排人员恢复会前模样，清

除会议桌上的物品、室内垃圾和可能出现的隐患，关电器、关

电源、关锁门窗及搬运桌椅等。同时，做好会场的清场工作，

并处理遗留物品，不得擅自决定留用。

5.所有拾到的物品如钥匙、手机、钱包、资料等都应该上

交给主管部门，由主管部门负责寻找失主。

6.会议中颁发的通知、日程安排及所有文件都应该上交给

主管部门统一处理。我们应该重视会务工作，并不断提高。

随着科技技术的不断发展和机关作风的不断改进，对会务

服务工作的要求也会不断向更高层次迈进。我们应该采用科技

型管理模式和运用高技能服务策略，吸取先进、文明、适合

XXX会务特色的管理方法。同时，我们应该加强日常培训和

演练，提高会务应急处理能力，并征求相关部门的意见和建议，

及时改进和完善会务服务工作，不断在改进中完善，在完善中

提高。

二、中大型会议服务

会前准备工作：

在详尽了解出席会议的人数、开会时间、会议日程、场地

安排等具体要求后，我们应该着手进行各项准备工作。

1.制定切实可行的实施方案：

大型会议的服务工作必须先制定科学的、可行的实施方案。

我们应该对新的要求和变化，制定相应的对策和措施，以利于

在服务工作中争取主动。同时，我们应该充分分析会议需要的

人力和物力情况。