照片档案整理方法.ppt

三、数码照片的整理永久、长期重要数码照片打印为纸质照片后，按普通照片整理。仍就保留于光盘、或其他存储设备上的数码照片按电子档案整理。第63页,共66页，星期六，2024年，5月四、数码照片的保存为保证光盘刻录的质量，并确保光盘及其数码照片信息长期保存下去，数码照片档案保管必须注意以下几点：(1)注意选用品牌光盘刻录(2)光盘的标签应粘贴在光盘包装物上(3)光盘要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离并防止霉菌滋生第64页,共66页，星期六，2024年，5月(4)注意操作规范化(5)认真做好数码照片档案读取设备的维护和检查。如果读取设备或软件过时了，光盘存贮的信息要及时复制和迁移。光盘一般每满5年转存一次第65页,共66页，星期六，2024年，5月感谢大家观看第66页,共66页，星期六，2024年，5月照片号有两种格式：

格式一：全宗号—保管期限代码—册（卷）号—张号

格式二：全宗号—保管期限代码—张号

若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法(影像相符的照片、底片编号相同)。选用合—编号法宜以照片、底片齐全为基础。

第31页,共66页，星期六，2024年，5月全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。册（卷）号：在同一全宗,同一保管期限内照片册（卷）的排列从“1”开始的顺序编号。第32页,共66页，星期六，2024年，5月张号：格式一中的张号是指照片在册（卷）内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在同一全宗同一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。第33页,共66页，星期六，2024年，5月（4）照片的入册（卷）①照片册一般297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。

第34页,共66页，星期六，2024年，5月大幅照片的放置:对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。第35页,共66页，星期六，2024年，5月大幅照片的放置第36页,共66页，星期六，2024年，5月②单张照片说明的填写

说明应用横写格式，分段书写。其格式如下：题名：照片号：底片号：参见号：时间：摄影者：文字说明：第37页,共66页，星期六，2024年，5月第38页,共66页，星期六，2024年，5月说明的内容:题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。照片号、底片号：若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号密级：应按GB/T7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明。第39页,共66页，星期六，2024年，5月参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。照片的拍摄时间：用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。

示例：2010年7月2日写第40页,共66页，星期六，2024年，5月摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。第41页,共66页，星期六，2024年，5月③组合照片说明的填写一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。第42页,共66页，星期六，2024年，5月每组照片的排列顺序：如一次会议的照片排列顺序为：*有会议会标的大会会场的照片；*大会主席台的照片；*大会主持人主持会议的照片；*大会发言人的照片；*领导为先进单位颁奖的照片；*大会群众场面的照片。第43页,共66页，星期六，2024年，5月整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。

示例：相关照片4060-Y－4－6

上例中保管期限亦可采用“2”表示。第44