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采购内部控制制度

一、总则

为了加强本单位采购工作的管理，规范采购行为，保障采购质量，提高资金使用效益，防范采购过程中的差错和舞弊风险，根据国家相关法律法规并结合本单位实际情况，特制定本采购内部控制制度。

二、采购管理部门与职责

（一）采购决策部门

由单位领导班子成员组成采购决策小组，负责重大采购事项的决策，包括但不限于确定采购项目的必要性、采购预算的审批、重大采购合同的签订审批等。

（二）采购执行部门

采购部门是采购工作的具体执行机构，负责采购计划的编制、供应商的筛选与考察、采购谈判、采购合同的拟定与执行、采购物资的验收与交付等工作。

（三）采购监督部门

内部审计部门或纪检监察部门作为采购监督部门，对采购全过程进行监督检查，包括对采购计划的合理性、采购程序的合规性、供应商选择的公正性等进行审查，定期或不定期开展采购专项审计，并对发现的问题提出整改意见和建议。

（四）使用部门

使用部门提出采购需求，参与采购技术标准的制定、供应商的初步筛选与推荐、采购物资的验收等工作，确保采购物资满足实际使用要求。

三、采购计划与预算管理

（一）采购需求提出

使用部门根据业务发展需要，结合库存情况，提出详细的采购需求申请，注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息，并提交采购部门。

（二）采购计划编制

采购部门汇总各使用部门的采购需求，结合单位的资金状况、市场供应情况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间安排等内容，并报采购决策小组审批。

（三）采购预算编制与控制

财务部门根据采购计划，结合单位预算安排，编制采购预算草案，经单位领导班子审议通过后确定采购预算。采购部门在执行采购任务时，应严格按照采购预算进行控制，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照预算调整审批程序办理。

四、供应商管理

（一）供应商信息收集

采购部门通过多种渠道广泛收集潜在供应商的信息，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等，并建立供应商信息库。

（二）供应商资格审查

对有意向合作的供应商，采购部门会同相关部门按照规定的标准和程序进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、行业资质证书、产品质量认证证书等是否合法有效，供应商的财务状况、经营业绩、信誉情况是否良好等。

（三）供应商实地考察

对于重大采购项目或关键物资的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营场所、生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流条件等实际情况，评估其是否具备履行采购合同的能力。

（四）供应商评价与选择

采购部门根据供应商资格审查和实地考察结果，结合采购项目的具体要求，对供应商进行综合评价，确定合格供应商名单。在选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，优先选择质量可靠、价格合理、服务优质、信誉良好的供应商。

（五）供应商档案管理

采购部门建立健全供应商档案管理制度，对供应商的基本信息、资格审查资料、实地考察报告、评价记录、采购合同等资料进行整理归档，定期更新供应商信息库，对供应商的表现进行动态跟踪和评估，对不合格供应商及时予以淘汰。

五、采购方式与程序

（一）采购方式

本单位采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购部门应根据采购项目的性质、金额、技术复杂程度等因素，合理选择采购方式。

（二）公开招标采购程序

1.编制招标文件：采购部门会同使用部门及相关技术专家编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法等内容。

2.发布招标公告：在规定的媒体上发布招标公告，公告时间不少于法定天数，公告内容包括招标项目名称、编号、采购内容、投标人资格要求、报名时间和地点、开标时间和地点等。

3.报名与资格审查：接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单，并向其发售招标文件。

4.答疑与澄清：召开招标答疑会，解答供应商提出的疑问，对招标文件进行必要的澄清和修改，并及时通知所有投标人。

5.开标：在招标文件规定的时间和地点开标，由投标人或其授权代表参加，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等主要内容。

6.评标：组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。

7.中标公示：在规定的媒体上对中标候选人进行公示，公示时间不少于法定天数。

8.中标通知与合同签订：公示无异议后，向中标人发出中标通知书，并在规定时间内与中标人签订采购合同。

（三）邀请招标采购程序

邀请招标采购程序与公开招标采购程序基本相同，区别在于邀请招标是向特定的三家以上具备相应资质和能力的供应商发出投标邀请书，而不是在