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采购物资质量管理与追溯制度

以下是一份《采购物资质量管理与追溯制度》的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。

采购物资质量管理与追溯制度

一、目的

为加强公司采购物资的质量管理，确保采购物资符合公司生产经营需求和相关质量标准，保障产品质量和生产安全，同时建立有效的追溯体系，以便在需要时能够快速、准确地追溯采购物资的来源、流向和质量信息，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有采购物资的质量管理与追溯活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品等。

三、职责分工

（一）采购部门

1.负责供应商的开发、筛选、评估和管理，确保选择合格的供应商。

2.组织采购物资的招标、询价、谈判和签约等工作，确保采购合同中明确质量要求和验收标准。

3.及时向供应商传达公司的质量需求和标准，协调解决采购过程中的质量问题。

（二）质量部门

1.制定和完善采购物资的质量标准和检验规范，参与采购合同中质量条款的审核。

2.负责采购物资的检验、检测和验收工作，对不合格物资进行判定和处理。

3.定期对供应商提供的物资质量进行统计分析，为供应商评估和改进提供依据。

4.建立和维护采购物资质量档案，记录物资的质量信息和追溯数据。

（三）仓储部门

1.负责采购物资的入库、储存和保管工作，确保物资储存条件符合要求，防止物资损坏、变质或混淆。

2.配合质量部门做好物资的检验和验收工作，对不合格物资进行隔离和标识。

3.根据生产计划和实际需求，及时、准确地发放采购物资，并做好发放记录。

（四）使用部门

1.提出采购物资的需求计划，明确物资的规格、型号、数量和质量要求。

2.在使用过程中，对采购物资的质量进行监督和反馈，及时发现和报告质量问题。

四、采购物资质量管理

（一）供应商管理

1.供应商的选择

采购部门应根据公司的采购需求和质量要求，广泛收集供应商信息，建立供应商名录。

对潜在供应商进行实地考察、评估，重点考察其生产能力、质量保证体系、经营信誉等方面，确保其具备提供符合公司要求物资的能力。

对于重要物资的供应商，应要求其提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、质量认证证书等。

2.供应商的评估与考核

质量部门应定期对供应商提供的物资质量进行评估，评估内容包括物资的合格率、稳定性、售后服务等方面。

采购部门应根据质量部门的评估结果、交货期、价格等因素，对供应商进行综合考核，确定合格供应商名单，并与合格供应商签订长期合作协议。

对于不合格供应商，应及时终止合作关系，并将其从供应商名录中删除。

（二）采购合同管理

1.采购合同中应明确物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、验收方法、交货期、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。

2.质量部门应参与采购合同的审核，重点审核质量条款是否符合公司的质量要求和相关法律法规的规定。

（三）采购物资检验与验收

1.采购物资到货后，采购部门应及时通知质量部门进行检验和验收。

2.质量部门应按照相关质量标准和检验规范，对采购物资进行检验和检测，包括外观检查、尺寸测量、性能测试等。

3.对于需要进行理化检验或第三方检测的物资，应委托具有相应资质的检测机构进行检测，检测结果作为验收的依据。

4.检验合格的物资，由质量部门出具验收报告，采购部门办理入库手续；检验不合格的物资，由质量部门判定不合格原因，并出具不合格报告，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。

五、采购物资追溯管理

（一）追溯信息记录

1.采购部门应确保在采购过程中，要求供应商提供物资的相关信息，如生产日期、批次号、生产厂家、质量检验报告等，并将这些信息记录在采购合同和采购订单中。

2.仓储部门应在物资入库时，对物资的名称、规格、型号、数量、生产日期、批次号等信息进行详细记录，建立物资入库台账。

3.在物资发放过程中，仓储部门应记录物资的领用部门、领用日期、领用数量等信息，确保物资的流向可追溯。

4.使用部门在使用采购物资过程中，应记录物资的使用情况、质量问题等信息，及时反馈给质量部门。

（二）追溯系统建立

1.公司应建立采购物资追溯系统，将采购、检验、入库、储存、发放、使用等环节的信息进行整合，实现物资信息的实时查询和追溯。

2.追溯系统应具备数据录入、存储、查询、统计分析等功能，确保追溯信息的准确性、完整性和及时性。

（三）应急追溯处理

1.当发生质量事故或其他紧急情况时，公司应立即启动应急追溯程序，通过追溯系统快速查找问题物资的来源、流向和使用情况，采取相应的措施，如召回、停用、更换等，防止问题进一步扩大。

2.质量部门应及时对问题物资进行分析和处理，查明原因，采取改进措施，防止类似问题再次发生。

六、内部评审、法律审核与反馈机制

（一）内部评审

1.本制度实施后，每年由质量管理部门组织一次内部评审，对制度的执行情况、有效性和适应性进行评估