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勿以恶小而为之,勿以善小而不为。——刘备
文件管理系统设计方案
传统的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件(包括:生成、传阅、
审批、进入受控状态等),文件通常是保存在文件柜中的。
由于文件数量多,版本复杂,在实际使用中经常出现问题,例如:文件版本
不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本方案旨在
解决单位对大量工程和技术文件的管理,达到并确保工作人员手中文件版本的一
致性、文件更改的可追溯性,同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文
收发等功能来提高单位日常办公及管理的自动化。
一、文件管理系统的建设目标和意义
目标:
满足企业对文件信息进行集中管理、查询的需要
通过文件的集中管理,使企业实现资料共享,资料同步更新
企业重要文档的使用权限设置,一方面节约了资本,另一方面自动
化管理,保证了资料的必威体育官网网址性和安全性
简化了员工查找和使用资料的工作步骤,使员工把时间放在其他更
有价值的工作上,减少重复劳动,提高工作效率,为企业争取更多
利润
把无纸化办公和自动化办公结合起来,实现了无纸化和物理化文档
管理的有机组合
把先进的数据库技术运用于文档管理,促进企业信息化管理的进步
文件管理系统建设意义:
1、分类、管理企业文件
文件管理系统通过数据库管理,对企业纷杂的文件内容进行分门别类的管
理,按照不同的介质(图片、影音、word、excel、ppt、pdf等)进行存放管
理。
文件管理系统通过权限管理,对不同的员工开放不同级别的文件库,最大程
勿以恶小而为之,勿以善小而不为。——刘备
度保证企业的文件安全。
2、共享、学习企业文件
文件管理系统通过内部网络将文件资本进行共享,让更多的人分享到企业文
件资本,拓宽部门和员工的知识范围。
3、应用、增值文件资本
文件管理平台构建面向企业业务流程的文件管理系统,使得工作过程中显形
知识结构化,隐形知识显形化。
通过文件的不断重复应用,实现文件增值。有效的规避了人员升迁流动所造
成了关键业务领域的损失,让业务运行不辍。
4、提升企业竞争力
创造企业新竞争价值,增加企业利润,降低企业成本,提高企业效率。建立
企业新文化,鼓励思想自由,培育创新精神。
通过减少反应时间来提高为客户服务的水平,通过快速向市场提供产品和服
务来增加收入。
二、文件管理系统的建设要求
首先是支持的文件内容要全面,从文件管理的内容角度,至少应该包括:
对信息的发布,比如直接发布各种内容
对文档的管理,如各类DOC、XLS、PPT等文件
对数据信息的管理,如各类报表等等
有利于充分利用文件:
对链接的处理:在内容中可以互相链接,它是有效利用文件的非常重要的
环节
强有力的索引能力,特别是全文检索
对于动态数据的强有力查询能力,比如可以根据各种条件进行查询
勿以恶小而为之,勿以善小而不为。——刘备
灵活的可配置性:
对于文件目录、分类等的灵活配置
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