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超级经典的备用金合规性论证（各种狡辩口径）

公司备用金主要用于小额的零星费用支出，例如采购人员零星采购、个人因公出差零星开支、与公司业务相关的其他支出等。

这么说来，就是公司和自己员工之间临时的资金流转，但是为啥监管也会关注呢？一个是合理性的问题：在目前银行转账以及支付方式越来越便捷的情况下，员工以及相关人员借支大额备用金的合理性较弱。另外就是有可能出现舞弊问题，比如成本和费用归集不及时导致财务数据不准确、资金体外循环进行业绩造假、配合关联方进行资金占用等。

比如：

成本、费用归集问题

资金占用

还有通过备用金代发奖金的，这个去年有被罚的：

20年也有被罚的：

那如果你家确实有备用金，确实没有拿备用金为非作歹，那么如果监管关注到的话应该怎么做？可以参考几下几点：

一、公司有备用金相关的制度，且严格按照制度执行

公司针对备用金的管理制定了《XX制度》《XX制度》等相关内控制度，对备用金的申请、审批、报销和管理等事项进行了相应规范。根据公司《XX制度》的相关规定：

①员工在申请借支备用金时，需填写借款单，注明借款部门、借款人姓名、借款用途、大/小写金额等；

②借支备用金【】（含）以下需经部门负责人签字、财务部经理批准；【】元（含）以下需经部门负责人签字、分管总监审批，财务部经理批准；【】元（含）以下需经部门负责人签字、分管总监审批，财务总监批准；【】元以上则需经财务总监审批，总经理批准；

③对于已经办理请款的费用项目，报销时必须由经办人、部门负责人、财务部经理或财务总监、总经理审批后到财务部报销。所报票据，除行政事业性收费外，不得以收款收据报销，应为有税务监制字样的正规发票。

④备用金请款人员在请款项目结束后及时到财务部办理报销手续，一般要求在请款项目结束当月月底办理；财务部定期对员工备用金进行清理，对于超过规定报销期限而未进行报销者，财务部根据情况在公司内进行通报，对无正当理由又拒不报销者，公司会采取停止请款、扣发工资或法律诉讼等方式进行清理。

报告期内，公司严格按照上述备用金管理制度对员工备用金的借支进行管理，相关内控健全、有效。

二、备用金规模未超出制度所规定的额度，备用金余额与公司业务规模发展相匹配，即使有也是特殊情况，你听我狡辩……

员工备用金主要系公司为了积极灵活地开展业务，提高工作效率，给与内部各部门工作人员用一定额度的借款用于应对项目支出、零星开支、业务采购、差旅费等。公司的业务面向全国，员工采用持有一定金额的备用金用于开展业务和应对项目突发状况，具有合理性。

近年来，公司其他应收款-备用金逐年大幅上升主要系以下几点原因造成：

1、随着公司业务规模的不断扩大，……

2、疫情后，加大销售推广力度……

3、为确保公司生产经营活动所需的零星采购项目（如线下活动项目的执行，由于涉及面太广，有时需要在现场先行代垫费用），一般采用先由经办人员预先借支一定金额的临时周转备用金，导致借支备用金用于临时周转；

4、公司特别注重对员工的关爱，有时员工及家属由于医疗费用需要临时资金周转时，公司会伸出援助之手，待后期员工逐步偿还。

近年来，由于公司经营规模持续扩大，管理成本增加，因此导致备用金及员工借款金额相对较大。

三、有些备用金借走后可能确实还没有归还，而且时间比较长，可能已经超过了制度里面的要求，即长期备用金，长期备用金最好在发现前及时清理（即还款），如果确实无法做到及时清理的，这里需要狡辩长期备用金的合理性……

公司实施日常备用金、项目备用金相结合的办法。日常备用金分为：定额备用金与临时备用金。定额备用金，是指公司根据实际业务需要而核定并预支给职工一定数额的周转金，并通过报销结算方式核销。定额备用金根据待开拓市场预计投入成本、开拓人员历史业绩及公司任职时长等因素进行综合考虑。临时备用金是除定额备用金外的其他日常备用金。项目备用金额度受项目预估合同金额及项目预估利润两方面因素限制；项目负责人可以在此借款额度范围内分批借用款项。

对于预计形成市场销售在5亿元以下的，备用金额度为【】万元；对于预计形成市场销售在5亿元以上10亿元以下的，备用金额度为【】万元……以此类推，但项目备用金最高额度为500万元。如因特殊原因需增加备用金额度的，需公司总经理审批同意。

【】借款超出了备用金制度，公司已意识到了这种作法不妥，公司会马上采取措施立即整改，尽快催还借款。

备用金流转周期为员工从借取备用金至报销或归还备用金的平均周期，近年来，公司员工备用金流转周期分别为【】天。公司部分项目现场偏远，市场开拓难度较大，竞争持续加剧，出差的员工人员人数较多，出差时间较长，因此公司备用金流转周期较长。根据公司相关资金管理制度，公司备用金借款期限一般最长为【】个月，若超过【】个月，则需经审批同意，通常在年末进行清理。经计算，近年来，公司员工备用金流转周期平均在【】