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景观设计公司合同付款管理办法》

一、总则

1.目的

为规范本景观设计公司合同付款流程，确保付款的准确性、及时性与合法性，保障公司与合作方的合法权益，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司所有涉及景观设计项目的合同付款管理，包括但不限于设计服务合同、材料采购合同、施工承包合同等。

3.基本原则

（1）合规性原则：付款行为必须严格遵循国家法律法规、行业规范以及公司内部相关制度。

（2）合同性原则：所有付款均以合法有效的合同为依据，无合同或合同条款不明确的不得付款。

（3）审批性原则：付款流程须经过规定的审批程序，未经审批或审批未通过的不得支付款项。

（4）准确性原则：付款金额、付款对象、付款方式等信息必须准确无误，避免错付、多付、少付等情况发生。

二、职责分工

1.项目负责人

（1）负责依据合同约定及项目进度，发起付款申请，填写付款申请单，并提供相关的项目进展资料、成果交付证明等。

（2）跟进付款流程，与财务部门及其他相关部门沟通协调，及时解决付款过程中出现的问题。

（3）对付款申请的真实性、准确性负责。

2.财务部门

（1）审核付款申请单及相关附件的完整性、合规性，包括合同文本、发票、验收报告等。

（2）核对付款金额、付款对象、付款账户等信息是否与合同及公司财务制度相符。

（3）根据审批通过的付款申请安排资金支付，确保支付的及时性与准确性。

（4）登记和管理付款台账，记录付款的详细信息，定期与相关部门核对账目。

3.法务部门

（1）审查合同的合法性、有效性，对付款条款提出法律意见和建议。

（2）在涉及合同纠纷或法律风险时，提供法律支持和解决方案，确保公司的合法权益得到维护。

4.公司领导

（1）根据审批权限，对付款申请进行最终审批，决定是否同意付款。

（2）监督付款管理办法的执行情况，对重大付款事项进行决策和指导。

三、付款流程

1.付款申请

（1）项目负责人在合同约定的付款条件成就时，填写《付款申请单》，详细填写合同编号、付款对象、付款金额、付款事由、付款方式等信息。

（2）同时，附上与付款相关的合同复印件、发票原件（或合规的发票扫描件）、项目进度报告、验收报告（如有）等证明材料。

2.部门审核

（1）项目负责人将填写完整并附上相关材料的付款申请单提交至所在部门负责人审核。部门负责人重点审核付款申请与项目实际进展情况是否相符，签字确认后转至财务部门。

（2）财务部门收到付款申请单后，对其进行财务审核。审核内容包括发票的真伪、金额的计算准确性、付款方式的合规性、是否符合公司预算及资金安排等。如发现问题，及时与项目负责人沟通并要求补充或修正材料。财务审核无误后，提交至法务部门（如有必要）。

（3）法务部门对付款申请进行法律审核，主要审查合同条款的履行情况、是否存在法律风险等。审核完成后签署意见并转至公司领导审批环节。

3.领导审批

（1）根据公司的审批权限规定，付款申请依次提交至相应级别的公司领导进行审批。公司领导根据项目情况、公司资金状况、合同约定等综合因素进行审批决策，签署同意或不同意付款的意见。

（2）如遇重大付款事项或超出领导审批权限的，需提交公司高层会议集体审议决定。

4.付款执行

（1）财务部门在收到审批通过的付款申请单后，按照公司财务支付流程安排付款。选择合适的付款方式，如银行转账、支票支付、电子支付等，确保款项准确无误地支付至合同约定的收款方账户。

（2）付款完成后，财务部门及时将付款凭证复印件反馈给项目负责人，并登记付款台账，记录付款日期、付款金额、付款凭证编号等信息。

四、特殊情况处理

1.预付款

（1）对于合同约定的预付款项，项目负责人在申请预付款时，除提供常规的付款申请材料外，还需重点说明预付款的必要性、预付款比例的合理性以及对项目后续执行的保障措施。

（2）财务部门审核预付款申请时，需关注合同中关于预付款的退还条款、违约条款等，确保公司在预付款支付后的权益得到有效保障。

（3）预付款支付后，项目负责人应密切跟踪项目进展情况，如发现合作方存在违约或无法履行合同的迹象，及时报告公司并采取相应措施，包括追回预付款等。

2.进度款

（1）进度款的申请应严格按照合同约定的项目进度节点进行，项目负责人需提供详细的项目进度报告，说明已完成的工作内容、质量情况、是否符合合同要求等，作为进度款支付的依据。

（2）如项目进度存在滞后或质量问题，财务部门在审核进度款申请时，应根据实际情况提出暂缓支付或扣除相应款项的建议，经公司领导审批后执行。

（3）项目负责人应积极协调解决项目进度和质量问题，确保项目能够顺利推进，在问题解决后及时申请支付进度款。

3.尾款

（1）尾款支付前，项目负责人应组织相关部门对项目进行全面验收，验收合格后出具验收报告，并提交至财务部门作为尾款支付的依据。

（2）如