采购订单管理及执行监督制度.docx

采购订单管理及执行监督制度

以下是一份《采购订单管理及执行监督制度》的示例，你可根据实际情况进行调整和完善。

《采购订单管理及执行监督制度》

一、目的与需求

为加强公司采购订单的管理，规范采购行为，确保采购活动的合法性、合规性和有效性，提高采购效率，降低采购成本，保障公司物资供应的质量和及时性，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内所有采购订单的编制、审核、下达、执行、跟踪、验收及监督管理等活动。

三、相关法律法规、行业标准及内部资料依据

1.法律法规：《中华人民共和国民法典》中关于买卖合同的相关规定，确保采购订单作为合同形式的合法性和有效性。

2.行业标准：参考所在行业通行的采购管理规范和标准操作流程，确保采购活动符合行业惯例和要求。

3.内部资料：结合公司以往采购管理经验、流程记录以及相关财务、库存管理等制度，确保本制度与公司整体运营管理体系相契合。

四、制度内容

（一）采购订单的编制

1.需求发起

各部门根据实际业务需求，填写《采购申请单》，详细注明物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交部门负责人审批。

对于紧急采购需求，需在申请单上注明紧急原因，并按照紧急采购流程处理。

2.供应商选择

采购部门根据采购需求，在公司合格供应商名录中选择合适的供应商。对于新供应商，需按照公司供应商准入制度进行评估和审核。

采购人员应综合考虑供应商的资质、信誉、价格、质量、交货期等因素，确保选择的供应商能够满足公司需求。

3.订单编制

采购人员根据审批通过的《采购申请单》和选定的供应商，编制《采购订单》。采购订单应包含采购合同的基本要素，如采购方和供应商的信息、采购物品或服务的详细描述、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量验收标准等条款。

采购订单编制完成后，采购人员应进行自查，确保订单内容准确无误。

（二）采购订单的审核与下达

1.内部审核

采购人员将编制好的《采购订单》提交采购部门负责人审核，审核内容包括采购需求的合理性、供应商选择的合规性、订单条款的完整性和准确性等。

采购部门负责人审核通过后，将采购订单依次提交给财务部门、法务部门等相关部门进行会签审核。财务部门重点审核采购预算和付款条款，法务部门重点审核合同条款的合法性和风险防控。

对于审核过程中提出的修改意见，采购人员应及时进行修改完善，并重新提交审核。

2.下达订单

经各相关部门审核通过的采购订单，由采购部门负责人签字确认后，正式下达给供应商。采购人员应通过传真、邮件或电子采购平台等方式将采购订单发送给供应商，并要求供应商在规定时间内确认回传。

（三）采购订单的执行与跟踪

1.供应商执行

供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时安排生产或调配货物，并在约定的交货时间内将货物送达指定地点。对于服务类采购订单，供应商应按照合同约定提供相应的服务。

2.内部跟踪

采购人员负责对采购订单的执行情况进行跟踪，定期与供应商沟通了解生产进度、发货情况等信息，并及时向公司内部相关部门反馈。

对于可能影响交货期的因素，采购人员应及时协调解决，必要时调整采购计划并通知相关部门。

（四）采购订单的验收

1.验收准备

采购部门应在货物预计到货前通知相关部门做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和检测设备等。

验收人员应熟悉采购订单的要求和质量验收标准，确保验收工作的准确性和公正性。

2.验收流程

货物到货后，验收人员应按照采购订单和质量验收标准对货物的数量、规格、质量等进行验收。对于需要进行检验检测的物资，应委托专业机构进行检测，并出具检测报告。

验收合格的货物，验收人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的货物，验收人员应及时通知采购人员与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。

（五）执行监督与考核

1.监督机制

成立采购订单执行监督小组，由公司管理层、审计部门、法务部门等相关人员组成，定期对采购订单的执行情况进行检查和监督。

监督小组应重点检查采购订单的编制、审核、下达、执行、验收等环节是否符合本制度的要求，以及是否存在违规操作和风险隐患。

2.考核与奖惩

建立采购人员绩效考核制度，将采购订单的执行情况纳入绩效考核指标体系，对采购人员的工作绩效进行定期考核和评价。

对于在采购订单管理和执行过程中表现优秀的部门和个人，公司应给予表彰和奖励；对于违反本制度规定，造成公司损失的，应依法追究相关人员的责任。

五、内部评审、法律审核及部门反馈

1.内部评审

组织采购部门、财务部门、法务部门、审计部门等相关部门对制度草案进行内部评审，重点审查制度的完整性、合理性、可操作性以及与公司现有制度的协调性。

根据内部评审意见，对制度草案进行修改完善，确保制度符合公司实际管理需求。

2.法律审核

将经过内部评审的制度草案提交公司法务部门进行法律审核，确保制