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采购合同管理及风险防范制度

以下是一份《采购合同管理及风险防范制度》的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。

采购合同管理及风险防范制度

一、目的与需求

为加强公司采购合同管理，规范采购行为，防范采购合同风险，确保采购活动的合法性、效益性和安全性，保障公司的合法权益，根据国家相关法律法规、行业标准以及公司内部管理要求，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在各类物资、设备、服务等采购活动中所签订的采购合同的管理及风险防范。

三、相关法律法规及行业标准依据

《中华人民共和国民法典》中关于买卖合同等相关条款。

行业相关的采购规范和标准。

四、职责分工

（一）采购部门

1.负责采购项目的需求调研、供应商选择、商务谈判等工作。

2.起草采购合同文本，确保合同条款符合公司需求和法律法规要求。

3.跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。

（二）法务部门

1.对采购合同文本进行法律审核，提出法律风险防范意见和建议。

2.参与重大采购项目的商务谈判，提供法律支持和保障。

3.协助处理采购合同纠纷，维护公司合法权益。

（三）财务部门

1.参与采购合同的评审，对合同中的付款条款、资金预算等进行审核。

2.按照合同约定安排资金支付，确保资金安全。

3.对采购项目的成本进行核算和监控。

（四）审计部门

1.对采购合同的签订、履行等情况进行审计监督，检查是否符合公司制度和法律法规要求。

2.对采购合同管理及风险防范工作提出改进建议。

（五）其他相关部门

1.根据采购项目的需求，配合采购部门完成需求调研、技术规格确定等工作。

2.参与采购合同的评审，对涉及本部门职责的条款提出意见和建议。

五、采购合同管理流程

（一）合同起草

1.采购部门根据采购项目的具体情况，参照公司合同范本或国家相关示范文本，起草采购合同文本。

2.合同内容应包括但不限于采购标的、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。

（二）合同评审

1.采购部门将起草好的采购合同文本提交内部评审，评审参与部门包括法务部门、财务部门、相关使用部门等。

2.各部门应在规定时间内对合同文本进行审核，提出修改意见和建议。

法务部门重点审核合同的合法性、条款的完整性和严谨性，防范法律风险。

财务部门重点审核付款条款、资金预算、税务条款等是否符合公司财务制度和相关法律法规要求。

相关使用部门重点审核采购标的的技术规格、质量标准、售后服务等是否满足实际需求。

3.采购部门根据各部门的反馈意见对合同文本进行修改完善，形成合同评审稿。

（三）法律审核

1.合同评审稿经内部评审通过后，提交法务部门进行法律审核。

2.法务部门应严格按照法律法规要求对合同进行审核，确保合同的合法性和有效性。对于存在法律风险的条款，应提出明确的修改意见和建议。

3.采购部门根据法务部门的审核意见对合同进行再次修改，形成合同定稿。

（四）合同签订

1.合同定稿经公司授权代表签字盖章后生效。

2.采购部门应确保合同签订过程符合法律法规和公司内部规定，签订后的合同应及时归档保存。

（五）合同履行

1.采购部门应按照合同约定，跟踪供应商的履行情况，及时督促供应商履行合同义务。

2.相关使用部门应配合采购部门做好货物验收、服务验收等工作，确保采购标的符合合同要求。

3.财务部门应按照合同约定及时安排资金支付，确保合同的顺利履行。

（六）合同变更与解除

1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，应按照合同约定和法律法规要求进行。

2.采购部门应提出合同变更或解除的申请，经相关部门审核、公司领导审批后，与供应商协商签订变更或解除协议。

（七）合同纠纷处理

1.如在合同履行过程中发生纠纷，采购部门应及时收集相关证据，并与供应商协商解决。

2.协商不成的，应及时向法务部门报告，由法务部门根据具体情况采取法律手段解决纠纷，维护公司合法权益。

六、采购合同风险防范措施

（一）供应商风险防范

1.建立供应商准入制度，对供应商的资质、信誉、生产能力等进行严格审核，确保选择合格的供应商。

2.定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格的供应商。

3.与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，防范供应商违约风险。

（二）合同条款风险防范

1.合同条款应明确、具体、严谨，避免模糊不清或歧义条款。

2.对采购标的的质量标准、技术规格、验收方法等应作出详细规定，确保采购标的符合公司需求。

3.合理设置付款条款，防范资金风险。例如，可设置预付款、进度款、尾款等付款方式，并明确付款条件和时间节点。

4.明确违约责任条款，对双方的违约行为应规定相应的违约责任和赔偿方式，以约束双方严格履行合同义务。

（三）履行过程风险防范

1.加强合同履行过程的监控