公司文件归档整理规则实施细则1.pdfVIP

一为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民

共和国行业标准《归档文件整理规则（DA/T22——2000）》（以下简

称《规则》），结合我公司实际，制定本实施细则。

二本细则所指的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的办

理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

三归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联

系，区分不同价值，便于保管和利用。

四根据《规则》规定，从2001年1月1日起，立档单位对归档文

件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理，“卷”不再作

为文书档案的保管单位和统计单位。

一根据2000年国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国

发[2000]23号）和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案

工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包

括党、政、工、团及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），

均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向档案部门移交、归档。

二确定整理环节，一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应。

可采取分散式、集中式或集中和分散相结合的形式。

三承担归档文件整理工作的部门和人员，应重视文件的平时积累，

及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。

四档案部门的同志应深入实际，加强具体指导，认真细致，严把质

方法是否符合《规则》和机关相关制度的要求；归档文件保管期限是

否划分准确；与纸质文件相配套的其他六类和载体的档案，整理方法

是否符合要求。

一归档文件以“件”为单位进行整理。一般每份文件为一件。下列

文件或文本在实体装订时，可作为一件：

（一）正本与定稿作为一件；

（二）法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；

（三）正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则下正文

与附件为一件。但附件页数多，也可各为一件；

（四）具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；

（五）原件与复印件或手抄件，应作为一件；

（六）转发文件与被转发文件，应作为一件；

（七）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）

作为一件；

（八）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作

为一件，如果回复性文件在报请性文件归档整理后才来，也可各为一

件，但要在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

二归档文件装订前必须对不符合要求的文件材料进行必要的修

整。其工作内容主要包括：对破损文件进行修复，对字迹模糊或褪变

的文件进行复制；去除原装订文件用的易锈蚀的金属物。

对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型

的尺寸加以折叠，还要尽量减少折叠次数，且折痕处应尽量位于字迹

之外。

四对以“件”作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：正本在

前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发

文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；结论性材料在前，依

据性材料在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文

本在后；有文件处理单的可放在最前面。

五装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订

的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

一归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分

类方法、制定分类方案、文件归类等工作。

二根据《规则》规定，年度、组织机构（问题）和保管期限作为通

用的分类方法。年度、保管期限为必选项目；机构（问题）为选择项

目。各立档单位也可选择其他复式分类法，但同一全宗应保持分类方

案的稳定性，在同一层次上的分类应有逻辑性。不能选择文号、级别

等其他分类方法。

三按保管期限分类，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行

分类。按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定，文书档案保管

期限定为永久、长期、短期三种。

四各单位文件的归档范围及保管期限，按国家档案局颁发的《机关