发邮件应该注意的事情(邮箱礼仪知识培训).pdfVIP

发邮件应该注意的事情（邮箱礼仪知识培训）

发邮件的礼仪汇总--—让优秀成为习惯

关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几

个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3。.最好写上来自＊*公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明,因为

一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也

不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“＊!”等）来突出标题,引起收件人注意，但应适

度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出

前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求

其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如x“经理”；如果不清楚职务，则应按通常的x“先生”、

x“小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不

礼貌的，不要逮谁都用个Dearxxx“”，显得很熟络.

关于格式,称呼是第一行顶格写。

2．Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您您好好，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用

“此致敬此致敬礼礼。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一

行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬敬礼礼为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼礼多多人不人不怪怪，礼貌一些，总是好的,即便邮件中有些地方不妥，对方也能平

静的看待

正文

1。Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的

以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为

了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最

后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明.

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后

单独写个文件作为附件进行详细描述.

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2。注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语

气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现.

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻

的教训!

3。Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确.

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简

短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4。一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确.不要过两分钟之后再发一封什么“补充”

或者“更更正正之类的邮件,这会让人很反感.

5。尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如

果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字.

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

6。合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示.合

理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形