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社区居委会文书档案的整理方法

一、归档目的

有利于规范社区档案管理，提高社区工作效率，保证文件材料的齐全与完整，更好地保管和利用档案。

二、归档原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，便于保管和利用。

三、归档要求

1、做好文件材料的收集，收集的范围按照《社区居委会文书档案归档范围及保管期限表》的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。

2、凡是永久保存的文件有生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用对纸张无损害的粘合剂（乳胶）将文件重新粘合。长期、短期保存的文件保持文件的原貌归档。

3、归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或裁剪，小于A4规格及破损的要托裱。如果整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。

四、归档整理方法

1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

2、“件”含义

（1）单份文件，一份文件为一件；

（2）正件与附件合为一件；

（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；

（4）会议记录每次为一件；

（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。

3、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。

4、分类

按年度——类别（党务工作、行政工作等）——保管期限（永久、长期、短期）由各线专职人员进行分类，整理归档，交社区居委会档案室集中统一管理。

5、编号

（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

档案章格式：

全宗名称

年度

件号

类别

保管期限

机构

（2）档案章的项目及填写内容：

全宗名称：填写社区居委会名称；

类别号：一个建档单位不同门类档案的代号。如：文书

街道社区居委会实物档案整理方法

一、归档范围：

本单位的集体或个人在各类活动中，获得国家、省、市、

区等级别颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章（杯）及纪念品、馈赠纪念品等实物，均作为实物档案进行归档整理。

二、实物档案的保管期限分为永久、长期、短期三种

（一）获省级以上的（永久）

（二）获市级的（长期）

（三）获区级的（短期）

光荣册放在文书档案归档。获省级以上的光荣册放永久，获市级的光荣册放长期，获区级的光荣册放短期。

三、分类及代号：

实物档案分可折叠的实物，不可折叠的实物两类整理归档。街道社区居委会的荣誉档案以“K”为该类的代号。

K1——可折叠的荣誉实物包括奖状、奖旗、证书等。

K2——不可折叠的荣誉实物包括奖杯、奖牌等。

四、实物档案的整理

1、按年度分可折叠和不可折叠两类归档，一件实物（奖状、奖旗、证书等）为一卷。

2、案卷号的编制

一卷（件）为一个号，按时间顺序编一个流水号，并将案卷号标识粘贴在每一个实物的背面。填写实物案卷目录（电脑打印，一式一份），装订成检索目录册（用红色档案目录夹装订）。案卷号编制方法如下：

K1——1

案卷顺序号

属类代号（1为可折叠类、2这不可折叠类）

3、入盒

实物档案分为可折叠和不可折叠两类，它的保管方法亦分两种：一是可折叠档案在贴好标识后按顺序放入实物档案盒中保管；二是不可折叠档案在贴好标识后放在陈列柜或专用柜保管。实物标识要注明归档单位名称和案卷号。

4、编目

目录号的编制：指每本目录的顺序号。其模式为：

K——1

实物档案第一本目录

实物档案代号

五、档案盒面的编制（见附件1）

1、类别：盖上“K1”的印章。

2、编号：不用印章。

3、案卷号：盖上该盒里面的案卷起止号。

4、全宗名称：单位的全称。

六、实物档案盒脊背的编制（见附件2）

1、实物档案“（）”盖上“K1”的印章。

2、案卷号：盖上该盒里面档案的起止号。

七、实物档案案卷目录的编制

1、类别：填写代号。

2、档案号：填写该档案的案卷号。

3、时间：填写立卷归档时间。

4、荣誉称号：填写获得的荣誉名称。

5、批准单位：真写发证单位，多单位的标注两个主要的。

6、批准时间：填写发证时间。

7、备注：填写实物档案的保管期限。

社区居委会声像档案的整理方法

一、归档范围

声像载体类档案是社区在各项活动中形成的，具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体。归档的主要内容包括照片类、录音类、录像类、磁盘类、光盘类等。

1、照片档案归档范围：

（1）建设面貌类：本社区居委会辖内的名胜古迹、自然风光、民间风俗及社区居委会办公、活动场所、