项目一认识商务写作专题培训课件.pptVIP

任务一了解商务写作基本知识【任务描述】小张是某高职院校文秘专业毕业生，毕业前夕被兴和实业有限公司聘为办公室秘书。他想，凭着自己扎实的专业知识，尤其写作是自己的强项，完成办公室工作肯定没问题。但是，他起草的2份文稿并没有得到行政经理的好评，反而批评他的文稿有些学生腔、散文化，不太适合公司管理工作使用，而且派了一位有经验的秘书给他讲商务写作知识。假如你是这位有经验的秘书，你该怎么给他讲？1

【任务分析】文学功底好的人不一定能写出好的商务文书，对组织、业务了解甚深的人也不一定能写出好的公文。作为应用文写作中的一个分支，商务文书既有一般应用文的特点，也有它自身的特点。要想写出规范适用的商务文书，必须了解商务写作的含义、特点和功用，掌握商务写作的原则、格式和技巧，熟悉商务活动内容，经过有效的写作训练，才能提高商务写作技能，更好地落实和传达企业要求，提高企业的持续竞争力。2

一、商务写作的含义商务写作是指在商务活动中，用来处理商务事务、传播商务信息、协调商务活动的通用文书和各种实用文书的写作。随着市场经济的快速发展，商务活动成为各种社会活动的基础，商务工作成为我国现代化建设中的重要工作，商务文书写作已成为当前应用文写作的一个重要组成部分。商务文书是在商务活动和商务工作中形成和使用的，用来处理商务活动中的各种业务工作，是对商务活动和商务工作进行记录、总结、交流、发展的重要工具。3

二、商务写作的特点（一）价值的实用性“实用性”是所有应用文与其他文学作品的主要区别之一。一般文学作品的创作是“有感而发”，主要是表达人们的喜怒哀乐、抒发理想、反映现实；而商务写作主要是为了解决实际问题，是“缘事而发”，无事不发。如要和其他单位联系，就要写信函；要借款，就得立字据；向上级汇报工作、反映情况，要写报告等，都是为了解决实际问题，是“为实用而作之文”。4

（二）内容的真实性与专业性商务文书是为了解决商务活动中的实际问题而写的，因此，必须真实、客观、实事求是地反映问题、反映情况，不允许像文学创作那样，可以虚构、进行艺术再加工，也不能发挥主观想像、夸大其词，否则就会歪曲事实真相，给社会带来不良影响。5

（三）强烈的时效性与针对性商务文书写作一般要针对商务工作的具体需求，在一定的时间、范围内解决一定的问题，具有明确的目的性和强烈的时效性。工作中一旦出现问题，就必须及时反映，否则，拖延时间就会给生活、工作、生产带来影响。尤其是当今社会，市场竞争激烈，如果信息传递慢，企业随时有被淘汰的危险。而信息反映及时，就会给企业带来效益。6

(四)表述的平实性由于商务写作注重实用，所以它的语言也讲究务实，讲求语言的科学性与平实性，具有特定的专业术语，特别注意数字的使用和表达。它的基本特点是语言简洁、朴实、明白、准确、规范。不能像文学创作那样讲究生动、形象、含蓄、朦胧。平实是应用文写作的基本风格。7

（五）格式的规定性与约定性应用文的写作有其特定、惯用的格式。这些格式，有的是长期以来约定俗成、相沿成习的，成为惯用格式；有的是由国家或有关部门统一制定的，成为规范格式。如书信格式、公文格式、经济合同格式等，每一文种包括哪些内容，哪些在前，哪些在后，分几部分，都应严格遵守，不得随意标新立异，也不能像文学创作那样，随意编排，自由联想，打破时空观，讲究情节的曲折变化等。8

三、商务写作的分类应用文的种类繁多，分类复杂。随着市场经济的繁荣与发展，作为应用文一个分支的商务应用文得到了迅速发展，尤其是随着经济领域的不断拓展和各种商务活动的快速增加，商务应用文的种类也越来越多。根据商务写作的内容、性质和作用，将其划分为:商务公务文书、商务管理文书、商务礼仪文书、商务会议文书、商务告启文书、商务传播文书、商务报告文书、商务策划文书、商务协约文书、涉外商务文书等。9

四、商务写作的作用（一）指挥管理作用自古以来，应用文就是对社会进行管理的工具。今天，日趋现代化、高效率的商务管理工作，对现代商务应用文提出了更高的要求。上下级机关之间布置、指导工作，传达领导意图、决策，反映基层情况，都要使用商务应用文。商务应用文是做好管理工作的重要工具。离开了商务应用文写作，商务活动中的管理、沟通与传播、协调工作就无法进行，乃至陷于混乱状态。10

（二）联系交流作用在当前的社会活动中，任何人、任何单位都免不了与外界接触、打交道。应用文是加强上下级联系的纽带，也是与各有关方面联系的有效工具。比如上下级之间的上情下达，下情上报；各单位之间的信息交流、业务联系，都离不开商务文书。11

（三）凭证资料作用在社会生活中，商务应用文也是开展工作，解决、处理问题的依据和凭证。如上级下达的文件、党和政府颁布的法规、有关方面的规章制度，都可作为开展工作和检查工作的依据；而一些条据、