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档案整理规则

依据《高等学校档案管理办法》，我校实行档案材料形成部门立卷

归档制度。学校各部门在公务活动中形成的，对学生、学校和社会有保

存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，都应作

为学校档案进行整理、归档。现将纸质档案、电子档案及档案信息著录

的办法规定如下：

一、纸质档案整理规则

1、整理原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，对文件材料

系统整理组卷，正确区分不同的保管期限，编制页号，制作卷内目录，

便于保管和利用。

2、质量要求

（1）归档文件材料应完整齐全、字迹清楚、无污损。已污损的归档

文件材料应予以去污和修补，字迹模糊或易褪变的文件材料(包括用传

真纸和热敏感应纸的文件)应予复制。

（2）归档整理所使用的书写材料，必须采用碳素墨水或蓝黑墨水，

编写页号时，用HB型黑色铅笔，纸张采用中性纸，装订必须采用档案

专用纯棉线绳。

（3）学籍档案中毕业证号、学位证号、学习成绩等内容必须齐全，

印章清晰，照片使用胶水粘贴牢固，不得使用其他粘贴材料粘贴。

3、整理方法

（1）收集材料：各立卷单位的兼职档案人员，在日常工作中应严格

按文书处理制度、各类档案归档范围和实际工作情况，做好文件材料（包

括纸质材料和相应的电子文件）的收集工作，对照《潍坊学院档案归档

范围和保管期限表》，按照相应类别收集整理。

（2）整理材料：一般一份文件为一件，按件整理，报表、名册、图

片等可一册(本)为一件。特殊情况可多份为一件，如：文件正本与定稿

为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文

为一件，来文与复文为一件，请示与批复为一件，无批复的请示有处理

结果的要写明处理结果。

（3）分类材料：按照《潍坊学院档案实体分类方案》和《潍坊学院

档案归档范围和保管期限表》，在档案馆业务人员的指导下，按照“年

度—问题—保管期限”分类法进行分类，即根据文件的形成的年度进行

分类。不同年度、不同内容、不同保管期限的文件原则上不能混合，应

分别进行整理。

（4）组卷工作：将分类后的文件以问题特征为主，原则上采用一事

一卷，一事多卷的方法组合案卷。将同一年度，同一个问题，同一个保

管期限的文件放在同一个卷内，不同年度的文件一般不能放在一起组

卷，特殊情况下也可跨年度组卷，视具体情况而定。跨年度的请示与批

复，放在批复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划

放在针对年度的第一年立卷；跨年度的总结放在针对年度的最后一年立

卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；非诉讼案件放在结束年度立卷。

组卷时，卷内问题力求简单，尽量不组综合卷。卷内文件的总张数一般

不超过200张，若同一问题文件数量较多时，可酌情适当分卷。不装订

的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的

戳记，并逐项填写。

（5）卷内文件排列：文件的排列一定要层次清楚，有一定的规律性

和连续性。卷内文件先按级别排列，同级别内的按问题重要程度排列，

同问题内的按时间顺序排列，具体的排列方法是：上级文件在前，下级

文件在后；重要文件在前，次要文件在后；时间早的在前，时间晚的在

后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在

后；转发文在前，被转发文在后。

（6）编写页号：页号是指卷内文件页数的顺序编号，按照卷内文件

的排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹和图表的一面用铅笔依次编号，卷

内目录和空白页面、备考表不编页号。编号时，正面在右下角空白处写

页号，反面在左下角空白处写页号，不能出现重号、漏号、漏编的现象。

（7）拟写案卷标题：案卷标题是对卷内文件的概括、提炼，应简明

确切，体式一致。案卷标题一般包括主要责任者、内容、名称（文种）

等。案卷标题也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的

代号和名称，一般不超过50字。

（8）编制案卷目录：案卷目录是案卷标题的综合，是把本年度确定

了先后顺序的案卷逐一编号，登记造册，形成本部门本年度的每类档案

目录，具体规范如下：第1页表内第一行填写年度分类号，第二行开始

编号，序号从1开始按案卷排列顺序流水编排，档案材料多的，案卷目

录可使用多页，从第二页开始目录顶格接着编顺序号。文书处理号，不

用填写；案卷名称，是每卷的案卷标题；起止日期：是案卷的起止年月；

卷内页数：一卷案卷共几页；保管期限：即