2024年办公设备管理制度档(二篇) .pdf

2024年办公设备管理制度档

执行部门：

档案编号：审批人员：

批准时间：

第一章：总则

第一条

本制度制定的目的是加强对公司内部办公设备的管理，有效控制

行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。

第二条

本制度所指的“办公设备”包括。公司内部电话、电脑、打印

机、传真机等所有办公设备。

第三

公司的办公设备属于公司的工作资源，只可用于公司内部以工作

为目的的各项业务，禁止将公司的办公设备用于处理私人事务。

第二章：办公设备的采购

第四条办公设备采购管理职责。

(l)公司行政部负责统一的采购计划的制订和实施。

(2)公司财务部负责审核采购费用。

(3)公司总经理负责审批采购计划、采购合同以及采购费用。

第五条办公设备采购审批程序。

(1)根据本部门实际情况，设备需求部门填写《办公设备请购单》

提交行政部。

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(2)行政部每季度对请购申请进行一次统计汇总，根据汇总结果和

公司现有设备的使用情况制订采购计划，填写《办公设备采购审批

表》，经行政部经理核准后提交财务部审核，最后报请总经理审批。

(3)根据审批意见，行政部实施办公设备采购程序。

第六条办公设备采购程序。

(1)行政部必须选择超过三家的供应商进行询价。

(2)采购经办人员应对报价资料进行认真的分析，并参考以往的采

购记录及当时的市场行情与供应商进行议价。

(3)经办人员填写《办公设备询议价情况报告表》，经行政部经理

审核后，提交总经理审批。

(4)根据审批意觅，经办人员实施采购，必要时应与供应商签订

《采购合同》。

第七条

办公设备的验收入库工作程序。

(1)设备到货后，行政部应对设备进行仔细地检验，必要时设备需

求部门应给予协助支持。

(2)检验人员在《办公设备验收单》上确认签字后，设备方可登记

入库。

第八条

设备采购费用付款程序。

(i)采取预付款方式时，经办人员需凭《办公设备询议价情况报告

表》或《采购合同》，填写《借款单》，经财务部经理审核，总经理

审批通过后办理预付款手续。

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(2)采取货到付款方式时，在设备到货后，经办人员凭《办公设备

询议价情况报告表》或《采购合同》、《办公设备验收单》及购货

____，办理财务报销手续。

第九条设备采购管理规定。

(1)行政部必须严格遵守公平、公开的原则，在保证质量的前提下

综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，选择信誉度高的供应商。

(2)公司主要设备的采购应有____家资质完备、质量可靠、诚信度

高的备选供应商。

(3)所采购设备单价超过____万元时，必须采取公开招标的方式进

行采购。

(4)设备采购人员必须严格遵守公司规章制度，秉公办事，任何人

不得在采购设备过程中收受回扣。如有违反，一经发现，公司将严肃

处理。

(5)行政部与供货商签订购买合同时，须对售后服务做出明确约

定。设备验收不合格时，应按照合同的约定，进行退、换货或索赔。

(6)供货商提供报价的设备规格与《办公设备采购审批表》中所列

的设备规范不同或属于代用品的，应及时与设备需求部门沟通，由需

求部门经理签字确认后购买。

(7)设备在投入使用前需要厂家现场指导的，由行政部负责相关事

宜。

(8)设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法按时完成

采购时，应及时通知设备需求部门，并积极与其协商处理。

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(9)各生产部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核

的购买申请提交公司总经理审批。审批通过后，由行政部安排单独采

购。

第三章

办公设备的使用及维修

第十条。办公设备的使用和保养。

(1)公司全部的办公设备都要指派专人管理，严禁其他人员擅自使

用。

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