物资申购、采购、入库、保管、出库管理办法.docx

物资申购、采购、入库、保管、出库管理办法》

一、目的

为加强本单位物资管理，规范物资申购、采购、入库、保管、出库流程，保障物资的安全完整、合理使用，提高物资使用效率，降低成本，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于单位内所有物资的管理，包括但不限于办公用品、设备、原材料、低值易耗品等。

三、职责分工

1.需求部门：

根据实际工作需要，准确填写物资申购单，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、用途、预计使用时间等信息。

对申购物资的必要性和合理性负责，确保申购物资与业务需求紧密相关。

参与物资的验收工作，核对物资的实际交付情况与申购要求是否一致。

2.采购部门：

依据需求部门提交的经审批的申购单，负责物资的采购工作。

进行市场调研，收集供应商信息，评估供应商的资质、信誉、产品质量和价格等，选择合适的供应商并与之洽谈采购合同条款，包括价格、交货期、质量标准、售后服务等。

跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量交付。

负责采购物资的发票收集、核对以及采购款项的支付申请工作。

3.仓库管理部门：

负责物资的入库验收工作，核对物资的名称、规格、型号、数量、质量证明文件等与采购订单及送货单是否一致，对验收合格的物资办理入库手续，登记入库台账。

妥善保管入库物资，按照物资的类别、性质、特点等进行分类存放，做好仓库的防火、防潮、防盗、防虫等安全防护工作，确保物资的安全完整。

依据经审批的出库单进行物资的出库发放工作，严格核对出库物资的信息，确保发放准确无误，并及时登记出库台账。

定期对库存物资进行盘点，做到账实相符，如发现盘盈、盘亏等情况，及时查明原因并报告相关部门进行处理。

4.财务部门：

参与物资采购合同的审核工作，从财务角度评估合同的风险和合理性。

负责审核采购部门提交的采购款项支付申请，核对发票、采购订单、入库单等相关凭证，确保支付款项的准确性和合规性。

根据仓库管理部门提供的库存报表，进行财务核算和账务处理，监督物资的价值变动情况。

四、物资申购流程

1.需求部门填写《物资申购单》，经部门负责人审核签字后，根据审批权限提交至上级领导或相关审批部门进行审批。

2.对于金额较大或重要的物资申购，需组织相关部门进行论证，论证通过后方可进行审批。

3.审批通过后的《物资申购单》交至采购部门作为采购依据。

五、物资采购流程

1.采购部门接到经审批的《物资申购单》后，按照采购流程进行采购操作。

2.对于常规物资，采购部门可从合格供应商名录中选择供应商进行采购；对于非标准物资或首次采购物资，需进行供应商开发和评估工作，确定合适的供应商。

3.采购部门与供应商协商确定采购合同条款，签订采购合同，并将合同副本交至财务部门、需求部门和仓库管理部门备案。

4.采购部门跟踪采购订单执行情况，及时处理采购过程中的异常情况，如供应商延迟交货、质量问题等。

六、物资入库流程

1.物资到货后，采购部门通知仓库管理部门进行验收。

2.仓库管理人员依据采购订单、送货单对物资进行核对验收，包括物资的名称、规格、型号、数量、质量证明文件等，对于外观质量有明显缺陷或数量不符的物资，应及时与采购部门和供应商沟通协调，确定处理方式。

3.验收合格的物资，仓库管理人员填写《入库单》，办理入库手续，将物资分类存放至指定库位，并在库存管理系统中录入入库信息，更新库存台账。

4.对于随货附带的质量证明文件、说明书、保修卡等资料，仓库管理人员应妥善保管，以备后续查阅使用。

七、物资保管流程

1.仓库管理人员应按照物资的类别、性质、特点等制定合理的存储方案，分类存放物资，确保物资存放有序，便于查找和领取。

2.定期对仓库进行清洁、整理和安全检查，做好防火、防潮、防盗、防虫等防护措施，确保仓库环境符合物资存储要求，保障物资的安全完整。

3.对于有保质期或有效期的物资，应建立有效期预警机制，定期检查物资的有效期，在物资临近有效期时，及时通知需求部门优先使用，避免物资过期浪费。

4.严格执行仓库门禁管理制度，限制无关人员进入仓库区域，对仓库内的物资流动情况进行实时监控，确保物资保管安全。

八、物资出库流程

1.需求部门填写《出库单》，注明物资的名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人、用途等信息，经部门负责人审批签字后，提交至仓库管理部门。

2.仓库管理人员依据经审批的《出库单》进行物资发放工作，仔细核对出库物资的信息，确保发放准确无误。

3.发放物资时，领用人需在《出库单》上签字确认，仓库管理人员同时在库存管理系统中录入出库信息，更新库存台账。

4.对于一些特殊物资或贵重物资的出库，可能需要额外的审批手续或安保措施，以确保物资的安全合理使用。

九、监督与检查

1.单位应建立定期的物资管理监督检查机制，由内部