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物业档案管理制度7篇

物业档案管理制度1

1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包

括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、

管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人

事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，

他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到

图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文

件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司

备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或

接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原

件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管

书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不

符要求的保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，

对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公

司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权

利。

物业档案管理制度2

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收

集、管理及整理工作;

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建

立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查

阅;

3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修

文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其

他文件;

4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同

时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性;

5、业主档案信息应严格管理，注意必威体育官网网址。严禁非相关人员

查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;

6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防

虫工作;

7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信

息，保证其准确性。

物业档案管理制度3

1目的

为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确

保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

2适用范围

适用于东莞市__物业管理有限公司各类物业、设施、设备的

综合管理工作。

3职责

3.1档案管理员直接向行政主管负责。

3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

4档案存放位置

4.1电脑保存一份电子文档。

4.2__四楼资料室。

5档案管理员

5.1行政人事部

6档案编号规则(见附件1)

7部门档案内容

7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资

料、办公用品、法律文件。

7.2财务部:财务资料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

8档案管理制度

8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜

和移动档案柜内资料。

8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅

完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否

则追究借阅人责任。

8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资

料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为

借阅资料。

8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登

记。

8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须

立即进行更新。

8.8档案管理员必须每