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建设项目档案工作交底探讨

摘要：项目档案是项目建设全过程形成的文字、图表、音像、实物等形式的

历史记录。做好建设项目档案交底工作对提高建设项目档案质量有着非常重要的

作用。本文列举了建设项目档案常见问题，分析了影响项目档案质量的主要因素，

明确了建设项目档案交底的内容、方法及注意事项。通过项目档案交底，加强项

目档案工作的前端控制，从而促进项目档案工作的有序开展和全过程管控，实现

项目档案工作与项目建设同步，有效地提升项目档案的完整性、准确性、系统性、

有效性、规范性和安全性。

关键词：建设项目档案交底探讨

建设项目档案质量直接影响项目竣工验收、工程创优以及竣工投产后生产运

行、设备维护等各项工作对档案的利用需求，然而项目建设过程中，由于种种因

素的影响导致项目档案在形成、整理、归档过程中产生各种问题。在建设项目开

工前、单项、单位工程开工前、档案移交归档前等不同阶段，有针对性地制定项

目档案工作方案，对参建单位进行项目档案管理、项目文件形成、项目档案整理

和归档交底，可以将项目档案质量管控的关口前移，加强前端控制，避免和减少

各种问题的出现，提高项目档案工作的效率和质量。

建设项目档案工作交底，由建设单位组织，各参建单位项目负责人、档案员、

专业技术人员参加，对项目档案管理职责、执行的标准规范和制度、项目文件的

形成、项目档案整理和归档质量要求，以及档案工作中的注意事项等进行讲解，

使各参建单位充分了解项目档案工作的特点、内容、要求以及注意事项，有效地

减少和避免档案形成和整理归档工作中的通病。促进建设单位和各参建单位真正

做到目标一致、任务明确，专业技术人员与档案人员之间、各工作环节之间配合

默契，有序、高效、高质量地开展工作。

1.

建设项目档案管理常见问题

（一）项目文件方面

1.项目文件的齐全完整及准确性欠缺，应该形成的文件未形成，已经形成的

文件内容不完整，文件的签章手续不完备等。

2.应以原件归档的项目文件，用复印件代替原件归档。

3.项目文件字迹不清楚，图样、图表不够清晰、整洁，项目文件的字迹及载

体不符合耐久性要求。

4.用于记录的专业施工与验收表格不符合国家、行业有关技术规范和标准的

规定；施工中应该闭环的问题，没有闭环文件支撑。

5.由于事先没有对项目文件的编号结构、文件内容填写、文件盖章、签名等

统一标准和要求，造成部分文件编号混乱、内容填写不符合要求、印章重叠或模

糊不清，签名潦草无法辨认、存在代签名、使用修改液涂改等现象。

6.各参建单位对各类文件的排版、字体字号、行间距、页边距各行其事，没

有统一标准等。

（二）项目档案方面

1.项目档案归档不齐全，应归档的凭证性、依据性文件未移交归档；数码照

片、音视频材料、实物档案、无法输出纸质文件的二维、三维及数据库等电子文

件未归档。

2.项目档案的准确性有欠缺。如存在竣工图内容不能真实反映工程竣工时的

实际情况、施工文件的技术数据不够准确可靠等现象。

3.项目档案的有效性欠缺。文件形成的时间逻辑等不符合工作流程、施工工

序、验收程序，文件的签章不完备等。

4.项目档案整理的系统性欠缺。未遵循文件的形成规律和成套性，不能保持

文件之间的有机联系，分类组卷欠合理。

5.项目档案整理编目的规范性欠缺。档案的编号、编页、编目、装订未按照

有关标准规范执行，案卷题名、文件题名不能准确地揭示案卷及卷内文件的内容。

（三）项目档案移交手续方面

1.项目档案移交归档不及时。没有在规定的时间内完成项目档案的移交归档。

2.移交手续不规范。档案交接签证表填写不规范；归档说明过于简单笼统；

移交、接收单位的审核意见栏只签名，不签署意见；档案数量的计量单位不统一；

案卷移交数量与签证表填写数量不一致；照片、实物档案、电子光盘未按规范要

求办理交接手续等。

二、影响项目档案质量的主要因素分析

1.建设项目投资大，建设周期长，施工过程复杂，涉及专业多，增大了项目

档案工作的难度，对档案人员提出较高的要求。

2.档案管理的体制机制不健全，管理制度不完善，或建立了档案管理体制及

规章制度，但在实际工作中，各项制度贯彻落实不到位。

3.参建单位良莠不齐，人员素质参差不齐。设计、监理、施工、调试等参建

单位的档案意识不强，没有认真负责地把好项目文件材料形成的质量关；专兼职

档案员档案专业技能不过硬、档案管理能力和经验