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档案管理制度

以下是一份档案管理制度的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。

《档案管理制度》

一、目的与需求

为了加强本组织档案管理，有效地保护和利用档案，提高档案工作的规范化、科学化和现代化水平，确保档案的真实性、完整性、安全性和必威体育官网网址性，更好地为组织的各项工作服务，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本组织内各类档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等管理活动。

三、职责分工

（一）档案管理部门

1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施和监督检查。

2.负责组织档案的收集、整理、归档、保管、利用和统计工作。

3.负责档案库房的管理，确保档案的安全和必威体育官网网址。

4.定期对档案进行鉴定和销毁工作，提出档案销毁清单，经批准后组织实施。

（二）各部门

1.负责本部门形成的各类文件材料的收集、整理和初步筛选工作，确保应归档文件材料的齐全、完整。

2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门应归档的文件材料移交档案管理部门。

3.协助档案管理部门做好档案的利用工作，为档案的查阅、借阅提供必要的支持和配合。

（三）档案工作人员

1.熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理制度，认真履行岗位职责。

2.负责档案的整理、编目、录入、检索等工作，确保档案信息的准确和完整。

3.负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告和处理。

4.负责档案的查阅、借阅登记和跟踪管理，确保档案的安全和必威体育官网网址。

四、档案的定义与分类

（一）定义

本制度所指的档案是指本组织在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。

（二）分类

1.行政管理类档案：包括组织的章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、通知、通报等。

2.业务工作类档案：根据组织的业务性质和特点进行细分，如项目文件、合同协议、业务报表、技术资料、科研成果等。

3.人事档案：包括员工的招聘、录用、考核、任免、奖惩、工资、培训、退休等方面的文件材料。

4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务分析等。

5.声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等反映组织重大活动、重要事件的声像资料。

6.电子档案：通过计算机等电子设备形成、传输和存储的数字格式的档案信息。

五、档案的形成与收集

（一）形成要求

1.各部门在工作活动中应按照规范要求形成文件材料，确保文件材料的内容真实、准确、完整，格式规范，字迹清晰，签署齐全。

2.电子文件的形成应符合相关的电子文件管理标准和要求，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和可读性。

（二）收集范围

1.本组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。

2.本组织在对外交往中接收的与本组织工作有关的重要文件材料，如上级机关的文件、其他单位的来函等。

3.本组织所属单位报送的具有保存价值的文件材料。

（三）收集方式

1.定期收集：各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的应归档文件材料进行收集、整理，并移交档案管理部门。

2.随时收集：对于一些重大活动、重要事件形成的文件材料，相关部门应及时收集、整理，并移交档案管理部门。

六、档案的整理与归档

（一）整理原则

1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。

2.区分不同门类、不同载体的档案，按照不同的整理方法进行整理。

3.便于档案的保管和利用。

（二）整理方法

1.纸质档案：按照分类方案进行分类，然后进行装订、编目、装盒等整理工作。

2.电子档案：按照电子文件的管理要求，进行分类、编目、存储等整理工作，并确保电子档案与纸质档案的一致性。

3.声像档案：按照声像资料的内容和形式进行分类，编写说明，标注拍摄时间、地点、人物、事件等信息。

（三）归档要求

1.归档的文件材料应齐全、完整，符合归档范围和质量要求。

2.归档的文件材料应按照规定的格式进行整理和装订，填写归档文件目录和档案封面等相关信息。

3.电子档案应进行数据备份，并存储在符合安全要求的存储介质上。

4.各部门应在规定的时间内将整理好的档案移交档案管理部门，办理移交手续。

七、档案的保管与保护

（一）保管条件

1.档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温、防强光等要求，配备必要的消防、防盗、除湿、防虫等设备。

2.档案库房应保持清洁、整齐，档案存放应按照分类方案进行排列，便于查找和利用。

3.电子档案的存储应采用安全可靠的存储介质和存储设备，定期进行数据备份和维护，确保数据的安全和完整。

（二）保护措施

1.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取措施进行补救。

2.对档案库房的温湿度进行监测和调控，保持适宜的温湿度环境。

3.加强档案的安全保卫