关于电子邮回复件格式.pdf

关于电子邮回复件格式

关于商务电子回复邮件格式表格

一、关于主题

1.一定不要空白标题。

2.标题要简短，不要让outlook用….才能显示完

标题。

3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了

然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮

箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌

使用含义不清的标题。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内

谈及多宗事情，以便于日后整理。

6.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）

来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特

别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改

标题，不要RE一大串。

8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不

通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记

检查主题。

二、关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情

况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

3.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI,中文的写个“你好”

或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个

写。

结尾常见的写个BestRegards,中文的写个“祝

您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的场合应完全使用信件标

准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾

或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”

为再换行顶格写。

三、正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己

的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报

的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼

要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能

是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具

体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后

单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确

清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮

件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语

气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明

确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段

落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简

短干练。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说

准确。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写

检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在

邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查

行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单

纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加

以阐述。

四、附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人

查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概

括附件的内容，方便收件人下载后管理。

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有

多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压

缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打

开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几

个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1.只要必要的时候才使用英文邮件。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用

中文，准确表达邮件中涉及的问题。

4.选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana