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为天地立心，为生民立命，为往圣继绝学，为万世开太平。——张载

订单管理制度3篇

订单管理制度1

（一）采购订单的明细管理

采购订单的明细管理主要是通过对采购订单各项目的管理，

使企业相关部门能够明确掌握商品订货的情况。当采购单位决定

采购对象后，企业通常会寄发订购单给供应商，以作为双方将来

交货、验收、付款的依据。订购单内容主要侧重于交易条件、交

货日期、运输方式、单价、付款方式等。因用途不同，订购单可

分为厂商联（第一联），作为供应商交货时间的凭证；回执联（第

二联），由供应商签字确认后寄回给企业物料联（第三联），作为

企业控制存量和验收的参考；请款联（第四联），作为结算货款

的依据；承办联（第五联），由制发订购单的单位自存。

（二）采购订单的跟踪管理

订单跟踪是采购人员的重要职责，订单跟踪的目的有三个：

促进合同正常执行、满足企业的商品需求、保持合理的库存水平。

在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生矛盾，

突出地表现为由于各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺

货、库存难以控制。恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关

系是衡量采购人员能力的关键指标。采购订单跟踪过程如图所示。

1.合同执行前订单跟踪。订单人员在完成订单合同之后，要

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及时了解供应商是否接受订单，是否及时签返订单合同。在采购

环境里，同一商品往往有几家供应商可供选择，独家供应商的情

况很少。虽然每个供应商都有分配比例，但在具体操作时可能会

遇到因为各种原因的拒单现象，由于出现变化，供应商可能要提

出改变某些合同条款，包括价格、质量、交货日期等。如果供应

商按时返签订单合同，则说明供应商的选择正确；如果供应商确

实难以接受订单，可以在采购环境里另外选择其他供应商。与供

应商正式签订的合同要及时存档，以备后查。

2.合同执行过程中订单的跟踪。进人订单实际作业阶段的第

一项工作，就是要签订一份与供应商的正式合同。这份合同具有

法律效力，订单人员应全力跟踪，并且应和供应商相互协调，建

立起相互之间的业务衔接、作业规范的合作框架。合同跟踪应注

意以下事项：

（1）严密跟踪供应商准备商品的详细过程，保证订单正常

执行。在跟踪过程中，发现问题要及时反馈，需要中途变更的要

立即解决，不可贻误时间。不同种类的商品，其准备过程不同。

总体上可分为两类：一类是供应商需要按照样品或图纸定制的商

品，存在着加工过程的周期长，变化多的特点。对于这类订单的

跟踪管理，可以向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技

术指导和监督检查的作用。常驻代表应当深入到生产线各个工序、

各个管理环节，帮助发现问题，提出改进措施，切实保证彻底解

决有关问题；另一类是供应商有存货，不存在加工过程，周期短。

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对这类订单的跟踪管理可视情况分别采用定期或不定期到工厂

进行监督检查，或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检

查；要求供应商自己报告生产条件情况、提供相应检验记录、让

大家进行评议等办法实行监督控制。

（2）紧密响应生产需求形势。如果因市场原因需求紧急，

要求本批商品立即到货，应马上与供应商协调，必要时可帮助供

应商解决疑难问题。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延

缓或取消本次订单商品供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟