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培训教育机构培训档案管理制度

总则

1.目的：为加强培训教育机构培训档案的科学管理，提高档案的利用效率，保证培训档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于本培训教育机构内所有培训项目相关档案的管理工作，包括但不限于各类职业培训、技能培训、文化培训等产生的档案资料。

3.基本原则：培训档案管理遵循集中统一、分类管理、真实有效、便于利用的原则，确保档案管理工作规范化、制度化和科学化。

档案分类与内容

1.学员档案

学员报名登记表：包含学员个人基本信息（姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式、学历等）、报名课程信息、报名时间及缴费情况等。

学员考勤记录：详细记录学员每次培训课程的出勤情况，包括迟到、早退、请假、旷课等信息，由授课教师或班主任负责记录并签字确认。

学员成绩档案：记录学员在培训过程中的各项考核成绩，如课堂表现成绩、作业成绩、阶段性测试成绩、结业考试成绩等，以及成绩评定方式和教师评语。

学员培训反馈表：收集学员对培训课程内容、教师教学方法、培训组织管理等方面的意见和建议，作为改进培训工作的重要依据。

2.教师档案

教师基本信息表：包括教师姓名、性别、年龄、学历、职称、专业资质证书、教学经验、联系方式等。

教师授课计划：每学期或每次培训课程的详细授课计划，涵盖课程目标、教学内容、教学进度安排、教学方法与手段、考核方式等。

教师教学质量评估表：由学员和教学管理人员对教师的教学质量进行定期评估，记录评估结果及改进建议，评估内容包括教学态度、教学内容、教学方法、教学效果等方面。

教师培训与进修记录：教师参加各类培训、研讨会、学术交流活动以及继续教育课程的记录，包括培训时间、地点、内容、培训证书等。

3.培训课程档案

课程开发资料：课程大纲、教材编写资料、教学课件、案例库、参考资料等课程研发过程中产生的文件资料，体现课程的设计思路、教学目标和教学内容体系。

课程审批文件：课程开设申请报告、审批意见表等，证明课程的合法性和规范性，确保课程符合机构的教学要求和市场需求。

课程教学实施记录：每次课程授课的实际情况记录，如授课时间、授课地点、授课教师、学员人数、教学过程中的问题及处理情况等，用于跟踪课程教学的执行过程和效果。

4.培训管理档案

培训计划与总结：年度、季度或月度培训计划，包括培训目标、培训项目安排、预算分配等；培训总结报告则对计划执行情况进行全面回顾和分析，总结经验教训，提出改进措施和下阶段培训计划建议。

培训管理制度文件：机构制定的各项培训管理制度、规定、办法等，如学员管理制度、教师管理制度、教学质量管理制度、档案管理制度等，确保培训工作有章可循，规范运作。

培训合作协议：与外部机构、企业、院校等合作开展培训项目的协议文件，明确双方的权利义务、合作方式、培训内容、费用结算等事项，保障合作项目的顺利进行。

培训经费收支记录：详细记录培训项目的经费预算、收入来源（学员学费、政府补贴、企业赞助等）和支出明细（教师薪酬、教材教具采购、场地租赁、设备维护等），确保培训经费的合理使用和财务管理的透明性。

档案的收集与整理

1.收集责任分工

招生部门负责收集学员报名登记表等报名相关资料，并在学员入学后及时移交档案管理部门。

教学部门负责收集教师档案资料（授课计划、教学质量评估表等）、培训课程档案资料（课程开发资料、教学实施记录等），并定期整理归档。

培训管理部门负责收集培训计划与总结、培训管理制度文件、培训合作协议、经费收支记录等管理类档案资料，并做好分类汇总。

2.收集时间要求

学员档案资料应在学员报名后一周内开始收集，培训过程中的资料（考勤、成绩等）应及时更新，学员结业后一个月内完成档案的整理归档工作。

教师档案资料应在每学期末或培训项目结束后两周内收集整理完毕，提交档案管理部门归档。

培训课程档案资料在课程开发完成后即开始收集，教学实施过程中的资料随时补充，课程结束后一个月内完成系统整理归档。

培训管理档案资料按年度或项目周期进行收集整理，年度结束后三个月内完成上一年度档案的归档工作，项目结束后一个月内完成项目档案的归档。

3.整理规范

档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案资料进行分类、编号、装订成册，确保档案资料的系统性和完整性。

每份档案应建立档案目录，详细列出档案内的文件名称、文号、日期、页数等信息，便于查阅和检索。

对纸质档案进行妥善保管，采用防虫、防潮、防火、防盗等措施；对电子档案进行定期备份，存储在专用的电子存储设备中，并采取必要的信息安全防护措施，防止数据丢失或泄露。

档案的保管与存放

1.保管环境要求

设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、防虫药、干燥剂、温湿度控制设备等，确保档案保管环境符合国家有关标准要求。

档案室内应保持清洁卫生