银行物业制度的建立和档案管理.docx

银行物业制度的建立和档案管理

TOC\o1-3\h\u16758第一节制度建立的原则 1

1996一、外部合规性 1

19211二、内部合理性 1

18685第二节制度的建立 2

6342一、做好基础调研工作 2

10879二、开始制度编制 2

6215三、制度评价 2

13186四、制度优化 3

3019第三节档案管理 3

15860一、档案资料管理工作内容及要求 4

2975二、档案资料过程管理 5

30365三、档案资料的分类 7

30803四、档案资料管理的要点 10

第一节制度建立的原则

一、外部合规性

外部合规性是指不违背外部的法律、法规，所以要求我们经常要做外部法规的收集更新，国家政策的分析。要适时更新外部法律的发布情况，及时预测可能会出现的变化。

二、内部合理性

内部合理性是指制度编制要符合企业实际情况，不能随便百度抄一个文件过来就用，要调整。就像军事是为政治服务一样，制度同样是为管理服务的，对上，要符合企业价值观体系；对下，符合业务流程实际操作情况。

第二节制度的建立

一、做好基础调研工作

调研工作具体包括：

1.国家政策的变化；

2.政府相关法规的情况；

3.物业服务行业的变化；

4.XX银行的实际情况及甲方具体要求；

5.基础制度文件的实用性分析

二、开始制度编制

制度编制除了围绕上述的两个原则以外，还需确保制度的完善性和可持续性。

三、制度评价

1.合规性评价

（1）以国家的法律法规和行政部门颁发的相关文件为依据，评价制度与法律法规和相关规定是否符合；

（2）仔细对照招标文件的要求，一一响应；

（3）收集行业标准，确保以不低于行业的标准开展工作。

2.合理性（有效性）评价

（1）定期对制度进行梳理和优化。我司进驻后，半年内将每个月进行一次制度梳理和优化，半年后，以季度为时间单位进行制度梳理和优化；

（2）用开放的心态拥抱变化。我司一直以来坚守“以客户为中心”的原则，那么，客户的需求发生变化，对于物业服务人员来说，唯一需要做的就是相应的调整以适应新的要求；

（3）高度重视创新，用创新思维解决问题。

3.完善性评价

一方面，现有制定的制度是否已经覆盖了所有的服务工作，另方面，服务对象和工作本身是否发生了变化。这两个因素就是制度完善性评价的标准。

4.可持续性评价

制度尽管可以修改，可以优化，但制度本身具有的严肃性、严谨性、权威性决定了制度必须具有延续性，因此，在制度建立的过程中，必须高度重视制度的可持续性

四、制度优化

与制度梳理的时间相一致，我司将在进驻后半年内每个月进行一次制度优化，半年后，每一季度进行一次制度优化，确保制度建设可以切实的支持高质量的服务。

第三节档案管理

根据XX银行的物业服务要求，我司将管理与物业相关的工程图纸、档案竣工验收资料复印件并实施管理和服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件等进行归档管理保存。物业档案资料的建立与管理是物业服务的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业服务提供有力的支持。针对XX银行的实际情况，我们拟采取系统化、电脑化的管理手段，对物业档案进行全面的收集和管理。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

一、档案资料管理工作内容及要求

（一）工作内容

1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和必威体育官网网址制度。

2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。

3.保管好其它与档案资料管理有关的事项资料。

（二）工作要求

1.必须保证甲方交给物业服务的档案资料（包括设备维修、改造的案资料）的完整性、完好性。

2.合同期满我司应及时将整理好的新物业档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。

3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。

4.利用已有档案资料进行总结，规划。

二、档案资料过程管理

档案资料的管理流程：

收集管理分类编号登记电脑录入归档应用。

1.资料的收集

（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体，公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。

2.资料分类整理

收集后的所有信息，统一由管理服务中心档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息