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电子商务平台商品采购流程框架

一、制定目的及范围

为提升电子商务平台的商品采购效率，确保采购流程的规范化与透明化，特制定本框架。该框架适用于所有商品的采购，包括日常商品采购、促销商品采购及特殊需求商品采购。

二、采购原则

1.采购应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑商品质量、价格及供应商信誉。

2.所有采购商品必须来自合法合规的供应商，确保商品的质量与安全。

3.各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人应保持独立，避免利益冲突。

三、采购流程

1.采购需求确认

1.1各部门根据销售数据、市场需求及库存情况，提出商品采购需求。

1.2需求确认后，填写“采购申请单”，并附上相关的市场调研数据及预算。

1.3采购申请单需经部门负责人审核，确保需求的合理性与必要性。

2.供应商选择

2.1采购部门根据商品类别，筛选合适的供应商，建立供应商数据库。

2.2进行市场调研，收集至少三家供应商的报价及相关资质文件。

2.3对供应商进行评估，考虑其供货能力、信誉及售后服务等因素，最终确定合适的供应商。

3.询价与核价

3.1向选定的供应商发出询价函，要求其在规定时间内反馈报价。

3.2收集报价后，进行价格分析，参考历史价格及市场行情，确保报价的合理性。

3.3填写“询价记录表”，记录各供应商的报价及评估结果，供后续审批使用。

4.审批流程

4.1采购部门将询价记录表及采购申请单提交至财务部门进行预算审核。

4.2财务部门审核通过后，采购申请单需逐级报送至公司高层进行最终审批。

4.3审批通过后，采购部门可进行采购实施，若未通过，需重新评估采购需求。

5.采购实施

5.1采购部门根据审批结果，与供应商签订采购合同，明确交货时间、数量及价格等条款。

5.2采购人负责跟进订单执行，确保供应商按时交货，及时沟通解决可能出现的问题。

5.3商品到货后，相关人员需进行验收，确保商品数量及质量符合合同要求。

6.入库与报销

6.1验收合格后，商品入库，相关人员需填写“入库单”，并更新库存管理系统。

6.2采购人需在货物到达后一个月内提交报销申请，附上采购合同、发票及入库单等相关文件。

6.3财务部门审核报销申请，确保所有文件齐全后进行报销处理。

四、特殊采购流程

1.紧急采购

1.1针对突发情况，需快速采购的商品，由采购部门直接联系供应商，无需经过常规审批流程。

1.2紧急采购后，需在事后补充相关的采购记录，确保流程的透明性。

2.集中采购

2.1对于常规性商品，如办公用品，各部门需在每月固定时间提交集中采购需求，由采购部门统一处理。

2.2集中采购可有效降低采购成本，提高采购效率。

3.年度采购计划

3.1针对年度需求较大的商品，采购部门需提前制定年度采购计划，并向公司高层报备。

3.2年度采购计划需结合市场趋势及销售预测，确保采购的合理性与有效性。

五、备案与反馈机制

1.备案要求

1.1所有采购记录需进行归档，包括采购申请单、询价记录、合同及入库单等。

1.2采购部门需定期对采购记录进行审核，确保信息的准确性与完整性。