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供方管理制度

【第1篇】某物业企业供方控制管理作业指导书

目的

通过对物业管理中各服务项目的供方进行有效控制,保证企业为顾客所提供的服务

符合法律法规和有关的规定,为顾客提供满意的服务。

合用范围

合用于对我司所有供方的控制。

定义

供方:提供产品(包括服务、软件、硬件、流程性材料)的组织或个人。

职责

总经理负责对供方评价、物资申购单和采购协议的审批。

行政办公室负责企业所需物资的供方及其职责权限内的服务供方的选择、评价、环境/安全规定的控制工作,并负责企业所需物资的采购实行工作。

各部门、管理处负责对其职责权限内的服务供方进行选择、评价、环境/安全规定的控制,并对供方的服务质量进行监控。

内容

合格供方应具有的条件(不限于如下条件)

1)应具有合法经营资格;

2)有从事过类似工作的优良业绩;

3)有良好的信誉;

4)有对应的工作条件和技术实力或专业资质证书;

5)价格合理;

6)提供的产品(包括服务)符合环境和职业健康安全有关的法律法规规定和我司的规定。

各类供方的评价与选择

服务供方

根据合格供方应具有的条件,有关部门自行组织对其职责权限内的服务供方进行评价,并填写《供方评价记录》,必要时附有关证明资料,报总经理审批。若该次服务不需签定协议,有关部门可根据服务原则的规定来选择供方,不需另填《供方评价记录》,

物资供方

根据合格供方应具有的条件,由行政办公室组织对长期的物资供方进行评价,并填写《供方评价记录》,必要时附有关证明资料,报总经理审批。对于零星的单次小批量采购可由行政办公室根据采购信息的规定并结合合格供方的规定进行采购,不需另填《供方评价记录》。

对于政府有关部门指定的单位可不进行供方评价。对于其他服务与物资的供方评价时还应尽量从如下方面进行考虑来选择供方:

(1)各类管理体系与否健全,安全措施与否贯彻;

(2)规定其承诺遵守有关的法律法规及我司的hse方面的规定;

(3)规定其提供的产品或服务尽量符合环境保护及其职业健康安全规定并执行之等。

经总经理同意的合格供方,各部门负责将其职责范围内的合格供方登记在《合格供方登记表》中。

合格供方资格的定期评价

对已选定合格的供方,有关部门每年对长期供方其进行一次复评(假如是一次性或短期没有一年的不需进行复评),并填写《保留或取消合格供方汇报》报总经理审批。评价除按前述第条执行外,重点审查各供方在一年内提供的服务或物资的及时性、合格批次等综合状况。如服务供方在一年内出现一次严重不合格或持续三次一般不合格或合计十次一般不合格服务,采购供方在一年内出现两个批次不合格供货,有关部门应填写《保留或取消合格供方汇报》,经总经理同意后,更新《合格供方登记表》。

合格供方档案管理

评价方应对其合格供方建立独立档案,档案应包括下列材料(不限于):

1)合法经营资格证明材料(如危险废物处理站有关许可证明);

2)专业服务资质证明;(如水池清洗、电梯维保、消防系统维修等)

3)协议;

4)《供方评价记录》、《采购协议审批表》;

5)《保留或取消合格供方汇报》等。

采购的实行与对供方的控制

采购文献的审批

1)物资申购部门对拟采购物资,填写《物资申购单》。必要时,对专业技术较强的物资采购,申购部门应编制《采购技术阐明书》作为采购和验收的根据附在《物资申购单》后,经部门经理确认,报财务部、分管领导、总经理审批后,行政办公室实行采购。

2)对急需物资的申购,由使用部门填写《物资申购单》,注明急需字样,直接报总经理审批后,行政办公室实行采购。

2)各类采购协议(包括服务分包协议),由有关部门组织与供方起草拟制,并填写《采购协议审批表》经总经理审批后,授权人员与供方签定生效,以保证规定的规定是合适的。

3)当企业或业户提出在供方现场实行验证时,企业必须在采购文献中对要开展验证的安排和产品的放行做出规定。

行政办公室在实行采购时应在满足采购信息规定的前提下,尽量按如下原则进行选择。

1)尽量采用低能耗资源的产品;

2)尽量采用可以循环使用的产品;

3)尽量采用报废后污染小的产品。

采购物资的检查

对采购来的物资,使用部门、仓管要负责进行验收,验收合格后办理入库手续,由仓管员在《入库单》上签名,使用部门领料时在《领料单》上签名做为领料和验收合格确实认。

验收内容包括数量、规格、型号与否符合采购文献的规定,包装与否完好,与否有合格证书,质量与否满足使用规定,有环境保护规定的产品与否符合国家有关的法律法规规定等。

验收措施采用抽样法:对同品种批量超过10件的物资,抽验5%~10%;对批量少于10件的要所有