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文档管理系统使用规定

（试行草案)

为了规范公司文档管理系统的使用,更好地推进文档电

子化和知识共享,合理、充分利用此平台存放和使用文档信

息，实现集中、统一管理和维护，结合公司实际情况,特制定

本规定。

适用范围:公司所有系统使用人员。

管理部门:生产管理部。

该系统提供“我的工作台”，文档，常用流程(文档审批、

任务、提醒、流程定时器、报表中心、邮件发送、权限申请、

借阅)，工作计划,人事档案管理,合理化建议，客户管理，论

坛等模块。每个员工均有属于自己的工作台，可以在“我的

工作台”中处理自己工作相关的文件。文档模块中可以按公

司组织结构分为不同的文件夹,每个部门有独立的文件夹，存

放与该部门相关的文件。

文档管理系统的系统管理员负责账户管理、权限分配的

前期工作、后期做好系统备份和故障排除等工作。对于各部

门文件夹及其子文件夹和文件的创建、上传、删除、通知和

权限分配等管理工作应由各部门指派专人负责。

权限等级：

管理人本文件夹下拥有全部权限，包括审核文件、分配权限、设置标签组等

上传人可上传或编写文件,并拥有文件夹0级查看权限

查看人

0级可进入这个文件夹，但没有查看文件的权限

1级0级基础上,可以查看所有非必威体育官网网址文件的标题和描述

2级1级基础上，可以在浏览器中预览文件

3级2级基础上,可以打印，下载PDＦ

４级3级基础上，可以下载原始文件，复制文件

５级与4级相同兼容旧版本

超级5级基础上,可查看必威体育官网网址文件

其它

审核人可发布/打回文件,同时也是超级查看人

编辑人添加、编辑文件，和4级文件查看权限

创建人可创建子文件夹，并拥有文件夹0级查看权限

权限分配原则:

1.员工对其本人的个人内容具有完全管理权限,其它任

何人未经审批只有0级查看权限。

2.部门所属员工对其部门文件夹具有完全管理权限，

即新建、读写、删除、通知和权限分配等,该部门根

据工作需要可将其部门文件夹、或子文件夹、文件

的操作权限自主分配给个人、部门或组。

3.文档模块中的工作计划,综合办具有完全管理权限。

其它任何人未经审批只有1级查看权限和创建子文

件夹,并拥有所创子文件夹的管理人权限。

4.文档模块中的信息中心由系统管理员负责。其它任

何人只有1级查看权限。信息中心下的软件库,其它

任何人拥有上传人和4级查看权限。

5.常用流程模块中的各模块,所有员工可做相应的需求

操作。

５．1文档审批(技术文件审批和技术文件更改）:

文档编制和变更审核流程。由文控文员负责审

批组织，支持自定义审批设置,审批完毕文控管

理员确认后存档。

文档操作方面的细则；

5．2任务：分配任务,自动跟踪执行，按期做好每件

事；

5．3提醒:设置提醒,定时自动发送，并激活工作；

5.4流程定时器：根据流程模板和时间设置定时启

动流程。在“流程定时器”这里点击“新建”,

填写启动时间、重复周期、流程模板等信息。“流

程模板”是你希望定时启动的流程的模板，可

以先创建一个流程，填写字段的默认值,提交后

把该流程的状态改为暂停。然后在这里选择该

流程为“流程模板”。如果需要批量为多个个人

或群组内的每个人都定时启动流程,在“按负责

人批量创建”中填上这些个人或群组。到了设

定的启动时间,系统会自动依据流程模板和提供

的信息创建流程单。

5.５报表中心：统计报表中心

５．5.１文档贡献统计,罗列出人员的文档

贡献情况统计;

5．5．2文件夹内容统计,统计各个子文件夹的