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太上有立德，其次有立功，其次有立言，虽久不废，此谓不朽。——《左传》

物业档案的建立与管理方案

知识经济的悄然崛起，使信息的重要性目益凸现，信息资源已成为物业

管理中不可缺少的组成部份。在xxxx医院物业管理服务的档案建立与管理

中，我们将采用先进的计算机网络技术，对档案进行集中有序、标准规范的

管理，配合先进的资料检索软件以达到信息共享、合理利用的目的。同时，

我们在信息资料收集中将广开渠道，对辖区内所有物业项目从主体到配套，

从建筑到环境，从硬件到软件都建立起相应的管理档案，有效保证物业管理

服务的质量，提升物业管理的整体水平。为此，我们建一整套从档案收集、

分类、归档、使用到销毁的管理制度及档案管理人员的职责，以保证档案管

理满足物业管理的需要。

档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形成的物业管理

制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利

进行，确保工作目标的全面实现。

1、档案资料的归档管理

1

（）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：

凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应

归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。

l）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公

文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；

2）档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说

明书等内容;

太上有立德，其次有立功，其次有立言，虽久不废，此谓不朽。——《左传》

3）

专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档

案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；

4）财务资料由财务部门归档管理。

（2）归档要求：

1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；

2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；

3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；

4）是传真件的应复印后以复印件归档；

5）

归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工

整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、

铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；

6）

每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材

料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；

7）

保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；

8）档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；

9）文件材料的归档必须办理移交手续；

10）声像档案归档要求如下：

①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档

案；

②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；

③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；

④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；

太上有立德，其次有立功，其次有立言，虽久不废，此谓不朽。——《左传》

⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；