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资料保管及档案管理制度

为了确保公司档案管理工作的规范性，保护档案的完整性

和必威体育官网网址性，明确工作职责，防止资料流失，公司特制定了本制

度。

档案管理机构及其职责分为二级管理，一级管理是指公司

行政部门的统筹管理，二级管理是指各部门的档案资料管理工

作。行政部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，

各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。档案管

理人员要认真遵守公司的档案管理规定，认真细致地做好档案

保管和利用工作，充分发挥档案资料的作用。行政部档案管理

员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并每年对二级

档案管理进行一次检查验收。

归档制度规定了反映公司战略发展、生产经营、企业管理

及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范

围。所有归档文件资料均由公司集中统一管理，任何个人不得

擅自留存。原则上，归档的文件资料必须是原件。如果原件用

于报批不能归档或相关部门保留，综合部保存复印件。凡公司

业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名

义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。涉及金融财税方面

的资料由财务部保存原件，人事方面的资料由人力资源部保存

原件，工程建设方面的资料由规划建设部保存原件。以上部门

应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。公司对外签订的经

济合同必须保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合

同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，

由行政部保存原件。其他归档范围内的资料由经办人整理后连

同有关资料移交行政部档案室。部门需要使用的可复印或复制，

归档范围外的由各部门自行保管。

档案保管制度规定了公司行政部门设有存放档案的专门库

房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具

备防火、防潮、防虫等安全条件。归档资料要进行登记，编制

归档目录。档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法编制

分类目录，根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查

找。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，

存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。档案管理人员

要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、公司根据规定和实际情况确定档案保存期限，每年年

末整理并剔除不需要保留的档案。

8、需要销毁的档案由档案管理员编制销毁清单，并经公

司领导和相关人员会审批后进行销毁。销毁清单永久保存。

9、严格遵守档案安全必威体育官网网址制度，加强档案流失防护。

10、员工调离岗位前必须完成资料移交工作，方可办理调

动手续。

第五条档案借阅制度：

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单

位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，必须经过档案保管部门负责人批准。

阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案

的，必须经过档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案必须登记并签收。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。

过期应及时催还。需要长期借出的，必须经过分管副总经理批

准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置放置代替卡，标明

卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转

借或复印，不得拆封、损坏文件。归还时必须保证档案材料完

整无损，否则将追究责任。

7、借出档案材料因保管不慎丢失时，要及时追查，并报

告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须经过分管副总经

理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料性质和部门需要，每三年移交

一次。必须保留的尽量留复印件，其余资料交行政部统一保存。

第七条本制度由执行董事负责解释。