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先天下之忧而忧，后天下之乐而乐。——范仲淹

文件编号：SDSD-QG-014山东圣都集团有限公司版本：A版

档案整理工作规范

1.档案的概念

1.1档案:是指公司从事社会经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法

规性文件和行政性文件。法规性文件是本公司制定和颁发的,具有法律性和强制性的文

件。行政性文件是本公司为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。简单地

说，就是公司制发的“红头文件”和“白头文件”（如工作总结、工作计划、签呈、财

务账本、报表、各类合同、协议、管理制度等等）。

1.2归档文件材料：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档

案保存的各种纸质文件材料。

1.3档案类别：本公司档案管理统一划分为十四大类作为档案管理的范畴。分别为：

决策管理类、监督管理类、行政管理类、人事管理类、经营管理类、销售管理类、物业

管理类、酒店管理类、设备管理类、基本建设类、会计档案类、实物档案类、声像档案

类及电子文档类。不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是

相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管

和利用”。

1.4全宗：是指一个独立公司的全部档案就是一个全宗。

1.5全宗号：是指档案室给一个独立公司立档的代码。

2.归档文件规范整理的基本要求和基本步骤

2.1归档文件规范整理基本要求

2.1.1归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的

工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。

2.1.2归档文件规范整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不

同价值，便于保管、利用和移交进公司档案室。文件归档工作应按照公司管理业务要求，

将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。

2.2归档文件规范整理基本步骤

2.2.1归档文件规范整理按照本制度的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。

2.2.2基本步骤为：收集、判断、分类、排列、编号、编目、装订、装盒等八个环节。

3.归档文件的整理方法

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先天下之忧而忧，后天下之乐而乐。——范仲淹

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3.1收集

指对本公司应归档的文件材料进行接收，概括为以下十句话：

3.1.1处理完毕的文件材料要随时收；

3.1.2经常用的文件，要履行借用手续定期收；

3.1.3本公司发文，在盖章时当时收；

3.1.4会议材料，要事先做好工作及时收；

3.1.5内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；

3.1.6常规性的文件材料，要逐项收；

3.1.7在机构人员变动时，要提前收；

3.1.8结合年终总结，集中收；

3.1.9年末立卷，需要全面收；

3.1.10在立卷过程中，发现不全要反复收。

3.2归档文件判断

不进行归档的文件材料主要有以下三方面的文件：

3.2.1重复文件：指本公司的发文及部分收文的重复文件。

3.2.2普发性文件：指上级、本级非隶属单位给本公司的普发性不需本公司办理的文

件材料，仅供公司工作参考的抄件等。

3.2.3未生效文件：指公司各部门起草的未成为正式文件的稿本等。

3.3分类

指归档文件采用年度和保管期限分类法进行分类。