建立人力资源信息库必要性与可行性的分析报告.docx

建立企业人力资源信息库

——必要性与可行性分析汇报

现代人力资源信息系统融合了先进的管理经验和电子信息技术。伴随知识经济的来临，所谓人力资本的观念已经形成，人力资本的重要性更不下于土地、厂房、设备与资金等，甚至超越，除此之外，人是知识的载体，为了有效运用知识，将知识发挥最大的效用，便需要妥善的人力资源管理，才能发挥人力资源的最佳效用。这就是人力资源信息系统发展的主线原因。而企业人力资源信息管理水平亟待提高。由于历史原因，某些企业的人力资源流程管理和实时监控还比较弱，组织机构、教育培训、薪资福利等方面工作尚未实现网上作业，不利于提高工作效率和加强内部监管。整个企业内部的信息管理还比较分散，无法及时精确理解全系统人员的基本状况、层次、分布、发展等状况，不能及时为管理和决策提供基础资料。这些现实状况都严重制约了企业人力资源管理水平的深入提高，已经不适应企业机会推进改革与发展的需要。逐渐推进的企业改革，迫切需要建立与之相适应的人力资源信息化系统，以巩固和发展改革成果，深入发挥企业总部的管理职能和直属企业的主体职能，通过管理变革和技术支撑两个方面，推进老式人事管理向现代人力资源管理的转变，最终到达优化人力资源配置、提高企业管理水平和运行效率、提高企业员工整体素质的目的。大力推进人力资源信息化工作，可以有效增进人力资源管理更好地为企业关键业务提供人才支撑和机制保障，更好地为企业的长远发展服务。

开发使用人力资源信息系统与认为只要将员工的信息输入计算机，再用Excel或Word打印出漂亮的报表就行了。实际上，前后两种应用途径大相径庭。而建立企业人力资源信息系统的长处在于：

一、整合的、集中的信息源

首先，我们可以反思一下，企业里既有有关人力资源方面的信息是怎样保留和查找的？也许会用自编程序或Excel工作表来计算员工的工资，而员工的养老金信息、协议信息、个人信息等也许被寄存于多种Word文档或Excel工作表文献中或打印出来放在文献柜里。这种分散的信息源，在信息的采集、整顿和更新时会产生许多反复的工作，导致人工挥霍，其保留和查找也是一种相称困难的过程，而要使所有的信息得到及时的更新从而保持相容的状态则几乎是不也许的。当需要一份报表时，往往会从计算工资的文献里得到必威体育精装版的员工人数和姓名，从另一种文献里获得他们的协议信息，再从其他文献里获取他们的年龄、生日、教育、性别等信息。由于它们都是分散保留的，因此将这些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存储导致信息不一致或不完全的状况，则更令人束手无策。时常会出现凭记忆或拍脑袋，人为“调平”数据的现象。而建立人力资源信息库，就可以用集中的数据库将与人力资源管理有关的信息全面、有机地联络起来，有效地减少了信息更新和查找中的反复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率，还能使本来不也许提供的分析汇报成了也许。

二、易访问、易查询的信息库

在没有采用和实行人力资源信息系统之前，当企业管理人员要记录数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。首先是找到人力资源部的有关人员，由他们从不一样的计算机文献、打印件或档案柜中查找有关的信息，再汇总后提交。这种依赖于人的过程往往会由于花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完毕。在采用和实行人力资源管理系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了对应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅对应的信息。如某厂在采用和实行人力资源信息库之后，一位老总在随意浏览全厂人事信息时，偶尔发现某位员工在某月有多天的加班工资，而他记得该员工曾在该月请了多天病假。这种现象其负面影响往往会远远超过几十块钱的加班费。试想一下，假如同部门的另一位员工也请了若干天的病假并且被扣了部分病假工资，那么这位员工会怎样看待工作？其他员工又会有什么样的想法？像这种审计过程，在没有人力资源信息库支持之前几乎不也许实现。企业的老总也许会由于工作的繁忙而无暇顾及“小事”，也也许会由于其他原因不便细查，或者他也想不到会有某种舞弊的现象存在。而人事部门提供的汇报毕竟只是静态的、汇总的，也许是通过人为过滤的和一种侧面的信息。实行了人力资源信息库之后，老总也许只是运用五分钟的空闲时间就可以浏览一下系统，不仅可以得到较为全面的、详细的、未通过滤的第一手人事信息，发现不公平的现象，甚至还可以从中得到某些灵感和启发，从而改善企业的管理。这种透明性还可以规避企业管理中潜在的风险。

三、有助于体现公平性原则，留住人才

不少企业都不一样程度上存在着人才流失现象；对此，除了埋怨外部环境以外，往往拿不出较为有效的措施。人才流失除了由于薪资原因之外，尚有诸多其他原因，如工作环境、领导公平与否、培训机