05.02.02秘书室－秘书岗位说明书.docVIP

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秘书岗岗位说明书

识别信息

(Identification)

岗位名称

（Position）

秘书岗

岗位编号

(Code)

05.02.02

所属部门及处室

(Department)

董事会办公室、监事会办公室秘书室

工作地点

(Location)

北京

工作关系(Connection)

直接汇报对象(Supervisor)

董事会办公室、监事会办公室秘书室经理

直接督导对象(Subordinate)

无

日常协调部门(Internal)

总行相关部门、本部门各岗位

外部协调单位(External)

所有股东及股东单位、董事、监事、办公室、稽核部、监察室、资产保全部、计财部、会计部、法律事务部、同业、上交所、登记公司、证券监管机构、银监会、各上市公司、各中介机构

主要工作职责

(DutyResponsibility)

工作目的(Purpose)：根据中国证监会、上海证券交易所及中国银监会关于上市银行的监管要求，以及我行的相关规章制度，通过扎实的金融理论和银行业务知识、文秘专业知识，为董监办做好秘书工作，确保总行机董监办公室运转正常。

编号（No.）

概述(Abstract)

描述(Description)

1

制度制订

组织制订本室有关管理规章制度并监督实施情况。

2

会议组织、决议执行

根据领导的安排，起草各项计划、总结、请示、报告等各种文件、文稿。负责股东大会、董事会、监事会及董事会、监事会各专门委员会及各项会议的文件、资料的准备或起草工作；承担有关会议的会务及会议记录工作。

3

股东服务

协调本室与股东单位、董事、监事的日常联络，并监督本行股权的管理事务；参加监事会信息披露管理工作，为股东、监事提供临时性信息服务。

4

监事长秘书性工作

文字性工作及涉及监事会的来信来访接待，协调行内相关部门、监事和董事等，协助督办领导交办工作。

5

协调运转

负责股东、董事会、监事会及董事会、监事会各专门委员会与本行经营管理层的沟通和协调工作；不定期地印发通讯，报告有关的动态情况。

6

公文处理

负责各级公文、函件的传阅及催办、督办工作，负责机要函件的收寄与转递与查询工作，负责各类承办报告的转呈工作，负责各级公文、函件的清退、归档和销毁工作。

7

档案管理

负责股东大会、董事会、监事会及董事会、监事会各专门委员会及各项会议的文件、资料的复核及整理、归档和保管工作。

8

机要及必威体育官网网址

负责涉密文件、资料的必威体育官网网址工作，做好必威体育官网网址宣传、教育工作，及时转呈各单位及个人呈送的请示及做好答复工作。

9

信息宣传

负责办公室的任务开展对外宣传，编发各种材料、报表。会同有关部门及时发布及更新有关网上信息。

10

打字文印

资料管理

负责上级领导机关和行内各单位来文的办理工作。负责文印室设备的日常维护工作，负责文印室打印消耗材料的管理工作，负责文件印制过程中的必威体育官网网址工作，负责办公室资料、报刊的管理，负责机要室的日常管理工作。

11

印章管理

负责印章、领导名章与介绍信的管理。

12

值班管理

负责组织节假日、特殊时期的值班工作；考勤管理。

13

服务接待

负责本部门日常来信来访的接待；行内相关部门、监事、董事的协调工作。

14

其它日常事务

负责本部门与本行其它部门的日常协调工作，负责本部门的综合事务，承担部门联络员工作。承担重要活动的照相、摄影及器具保管等工作。负责本部门安全、卫生，消防工作。

关键职责绩效衡量标准

(PerformanceAppraisal)

严格执行规章制度，工作计划统筹兼顾，重点突出，严谨、规范

会议组织有效、认真、规范

文件、资料、档案管理科学

完成领导交办的各项工作

信息披露和接待来信来访工作质量

领导满意度

职业发展(Career

Development)

可晋升岗位(Promoteto)

秘书室经理

可轮岗岗位(Rotateto)

董监办内其他岗位

入职培训(Orientation)

本行价值观、办公制度

在职培训(On-jobtraining)

办公信息系统、文字表达技能、公文培训、档案培训

是否有强制休假要求

（ImperativeVacation）

是

是否有定期或不定期强制轮岗要求（ImperativeRotation）