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零售业采购管理制度及流程设计

一、制定目的及范围

为提升零售企业的采购效率，降低采购成本，确保采购工作的规范化与透明化，特制定本采购管理制度。该制度适用于所有零售业务的采购活动，包括日常商品采购、促销商品采购及特殊项目采购等。

二、采购原则

采购活动应遵循以下原则：

1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免任何形式的偏袒。

2.透明性：采购过程应公开透明，确保各环节可追溯。

3.经济性：在保证质量的前提下，优先选择性价比高的供应商。

4.合规性：所有采购活动必须遵循相关法律法规及公司内部规定。

三、采购流程设计

1.采购需求确认

各部门需定期评估库存情况，提前提出采购需求。需求确认应包括商品名称、规格、数量及预算等信息。部门负责人需对采购需求进行审核，确保其合理性与必要性。

2.采购申请

经过审核的采购需求需填写“采购申请单”，并附上相关的预算说明。申请单需由部门负责人签字确认后，提交至采购部门。

3.供应商选择

采购部门根据申请单内容，进行市场调研，选择合适的供应商。选择过程应至少包含以下步骤：

收集供应商信息，建立供应商数据库。

进行初步筛选，确保供应商具备相应资质。

向至少三家供应商发出询价函，获取报价。

4.报价评估

采购部门对收到的报价进行评估，主要考虑价格、质量、交货期及售后服务等因素。评估结果需形成书面报告，并附上报价单。

5.审批流程

报价评估报告需提交至公司管理层进行审批。审批流程应包括：

部门负责人审核。

财务部门审核预算。

高层管理人员最终审批。

6.采购合同签署

审批通过后，采购部门与选定的供应商签署采购合同。合同内容应包括商品名称、数量、价格、交货时间及付款方式等条款，确保双方权益。

7.采购实施与验收

供应商按合同约定进行交货，采购部门需组织相关人员进行验收。验收内容包括：

检查商品数量与质量是否符合合同要求。

记录验收结果，并填写“验收单”。

验收合格后，商品入库，相关单据需及时归档。

8.付款流程

验收合格后，采购部门需向财务部门提交付款申请，附上验收单、采购合同及发票等资料。财务部门审核无误后，进行付款。

9.采购记录与反馈

所有采购活动需进行详细记录，包括采购申请、合同、验收单及付款凭证等。定期对采购流程进行评估与反馈，发现问题及时调整，确保流程的持续优化。

四、特殊采购流程

针对特殊情况，制定相应的采购流程：

1.紧急采购：在突发情况下，采购部门可直接联系供应商进行采购，无需经过常规审批流程，但需事后补充相关文件。

2.集中采购：对于办公用品等常规性采购，设定集中采购时间，由各部门统一提交需求，采购部门进行集中采购，降低成本。

3.年度采购计划：各部门需提前制定年度采购计划，报送至采购部门进行汇总，确保年度采购的合理性与可控性。

五、采购管理与监督

为确保采购流程的有效实施，需建立相应的管理与监督机制：

1.定期审计：定期对采购流程进行审计，确保各环节合规、透明。

2.绩效考核：对采购人员进行绩效考核，考核内容包括采购效率、成本控制及供应商管理等。

3.反馈机制：建立采购反馈机制，鼓励各部门对采购流程提出改进建议，确保流程的灵活性与适应性。

六、采购纪律与责任

所有参与采购的人员需遵守采购纪律，确保采购活动的公正性与透明性。