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以家为家，以乡为乡，以国为国，以天下为天下。——《管子》

人事档案管理制度及规范

一、引言

人事档案是组织管理中的重要组成部份，对于企业的正常运营和管理起着关键

作用。为了确保人事档案的安全、完整和规范管理，制定人事档案管理制度及规范

是必要的。本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的内容和要求。

二、档案管理的目的和原则

1.目的

人事档案管理的目的是为了保护人事档案的安全性、完整性和可靠性，确保人

事档案的及时提供和使用，提高组织对人力资源的管理效能。

2.原则

（1）合法性原则：人事档案的建立、使用和管理必须遵循国家法律法规和组

织内部规章制度的要求。

（2）完整性原则：人事档案应包含员工的基本信息、任职资格、工作经历、

奖惩记录等全面的信息。

（3）必威体育官网网址性原则：人事档案应严格必威体育官网网址，只能由授权人员查阅和使用，不得

泄露员工的个人隐私信息。

（4）准确性原则：人事档案中的信息应真实、准确、完整，不得随意篡改或

者删除。

（5）便捷性原则：人事档案应便于查阅和使用，提供及时、准确的信息支持。

三、档案管理的组织机构和职责

1.组织机构

以家为家，以乡为乡，以国为国，以天下为天下。——《管子》

（1）人力资源部：负责全面协调和管理人事档案工作，制定相关制度和规范，

并监督执行。

（2）档案管理部门：负责具体的人事档案管理工作，包括档案的建立、归档、

整理、借阅等。

（3）其他部门：各部门负责本部门员工的档案管理，协助人力资源部门完成

档案工作。

2.职责

（1）人力资源部：

-负责制定人事档案管理制度和规范，并进行宣传和培训。

-监督各部门的档案管理工作，确保符合制度和规范要求。

-定期评估和检查档案管理工作的执行情况，并提出改进意见。

（2）档案管理部门：

-负责建立和维护员工的人事档案，包括档案的归档、整理、存储等工作。

-确保档案的安全性和必威体育官网网址性，制定相应的安全措施和管理制度。

-负责档案的借阅和归还，确保及时提供档案信息。

（3）其他部门：

-负责本部门员工的档案管理，包括档案的建立、更新和归档等工作。

-配合人力资源部门和档案管理部门的工作，提供相关信息和支持。

四、档案管理的流程和要求

1.档案建立

以家为家，以乡为乡，以国为国，以天下为天下。——《管子》

（1）入职手续：员工入职时，应填写入职登记表，提供个人身份证明和相关

证件，建立个人档案。

（2）档案归档：个人档案应按照一定的分类和编号规则进行归档，确保档案

的整齐有序。

2.档案管理

（1）档案存储：个人档案应存放在专门的档案柜中，定期检查档案柜的安全

和防火措施。

（2）档案整理：定期对档案进行整理，确保档案的完整性和准确性。

（3）档案借阅：员工需要查阅档案时，需填写借阅申请表，经授权后方可借

阅，借阅期限不得超过规定时间。

（4）档案归还：员工归还档案后，应及时归还，并填写归还登记表。

3.档案保管

（1）档案存储条件：档案室应保持干燥、通风、防尘、防潮的环境，定期检

查档案室的环境和设备。

（2）档案备份：重要档案应进行备份，确保档案的安全性和可