《商务英语函电》课件——Module 1 商务信函的结构和格式.pptVIP

************************************************商务函电的作用：商务函电的作用：一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。所以，在商务函电的写作应掌握7C原则什么是7C原则完整（complete）正确（correctness）

清楚（clearness）简洁（concreteness）

具体（concreteness）礼貌（courtesy）

体谅（consideration）1完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。2正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。3清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。4简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。5具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。6礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。7体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。1Correctness正确这里的正确除了指语法、标点及拼写正确外，还要求使用规范的语言，恰当的叙述，精确的数值。如在美式书信中称呼语要用gentlemen而不是gentleman，而英式则多采用DearSirs，后跟逗号。在给商务书信签名时，应检查其内容的正确性，按照惯例检测所写内容是否合适，要正确理解并使用对外贸易中所使用的专业术语。比较下列句子，括号中为正确形式。（1）Itisthreefootslongandfourincheswide.（Itsthreefeetlongandfourincheswide.）（2）Becauseourbookisfull，sowecannotentertainanymoreorders.（Wecannotentertainanymoreorders，becauseourbookisfull.）由此可见，书信写完后要仔细校措词要准确，尤其是日期、数字不能弄错，并注意语法、标点、字母大小写要正确。由于商务函电载明的信息非常正式、严肃，一定要尽力保证其准确性。2Concreteness具体要让信函中所涉及的对象具体化，明确化。任何含糊不清或易于引起误解以致混乱的表达方式都应避免。商务书信中必须使用意义明确的表达方法。当你要确认一封来信时一定要提出它的日期、事由及编号等。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意，明确详细。例如：（1）Wehavereceivedwiththanksyourcheck.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.（WehavereceivedwiththanksyourcheckNo.23forusUS$20000，inpaymentofourmachines.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.）（2）TheUniversalTradingCompanyisoneofourbigbuyers.（TheUniversalTradingCompanyplacedoverUS$2，000，000worthofbusinesswithuseachyear.）达到具体的目标并不难，只需要清晰明了，防止出现抽象、笼统、含糊不清的语句，在抽象概念词句中加上具体的事例证即可。3Clearness清楚写信人必须要做到清楚地表达自己的意图，任何不严密的文字，含糊不清的词句均应避免使用，不能让读信的一方产生误解。当你确定了想要传达的内容之后，就应该用最朴实，简单的语句表达出来，而尽量避免使用具有不同含义，意思不确定的词语。同时也要注意句子的结构安排，使用必要的连词或短语使句子连贯起来，要选择简单的、直接的句式。商务书信讲究简洁，一目了然，因此写信人还应该注意恰当地划分段落，通常情况下，一个段落围绕一个主题。清楚明了的信函显得更富有诚意。