设备物资及相关服务采购管理工作简介.pptx

设备与实验室管理处

20xx-05;基本概念和工作原则

采购方式的分类

采购基本工作流程

特别提醒注意事项;;1、基本概念和工作原则;1、基本概念和工作原则;;2、采购方式的分类;政府集中采购目录（我校适用部分）;;3、采购基本工作流程;采购程序;采购程序;;设备论证管理系统;设备论证流程;设备论证所需材料;网上竞价管理系统;关于分散采购方式;网上竞价采购注意事项;进口协议书的签订;合同资料的提交;

;合同跟踪管理系统;国内合同的签订;维保合同的签订;实验材料采购及合同签订;合同签订流程

;实验材料国内采购注意事项;设备验收流程;安装调试好的设备应及时验收（90天内完成安装调试和验收）

低于20万不签订合同的，打印验收单并签字确认

低于20万并已签订合同，填写《中山大学分散采购设备物资验收表》（含政府集采以及其它签订非实验材料合同的设备物资）

大于等于20万，填写《中山大学统一采购设备物资验收表》，需用户、供货商、专家、设备处四方参与验收

规范准确填写验收表中的各项内容;;2016年7月1日起施行《中央行政单位通用办公设备家具配置标准》的规定

通用办公设备、家具：指普遍适用于中央行政单位，满足办公基本需要的设备、家具，不含专业类设备、家具

采购原则：

配置办公家具应当充分考虑办公布局，符合简朴实用和经典耐用要求

不得配置豪华家具，不得使用名贵木材;中央行政单位通用办公设备配置标准表;中央行政单位通用办公家具配置标准表;2、进口设备物资相关注意事项;免费借用供应商的进口仪器设备，必须事先按规定程序报批和登记备案

原则上不允许校内单位或个人向仪器供应商免费借用进口仪器设备（租用除外），以免给学校带来法律风险

确有需要的，应先报设备处审核批准和登记备案;接受境外捐赠的实验材料、特殊物品（微生物、人体组织、生物制品、血液及其制品）应按程序办理相关手续

用户应提前向所在单位报告，说明捐赠物资的中英文名称、类别、成份、来源、数量、性状（毒性，生物安全等级，是否易燃易爆等）、用途等情况

单位审核同意后，以单位名义通过学校OA系统报设备处审核、备案

设备处审核??过后，将协助办理校内相关手续和必要材料，以及向出入境检验检疫部门申报等;重视到货签收

设备到货时，应安排专人到现场签收。签收前应仔细核对货物装箱清单和实际到货情况，确保一致

认真开箱验货

国内设备：部分需供应商到场验货和安装的设备，供应商和使用单位必须双方同时在场方可开箱验货

进口设备：供应商、外贸公司、使用单位必须三方同时在场方可开箱验货，任何一方不得独立开箱验货

如出现品牌、型号、数量不符等情况，应详细记录并由参与各方签名确认，立即报告设备处进行处理;妥善保管到货后暂未能开箱安装的设备

设备到货后，原则上应在90天内完成安装调试和验收工作

如设备因场地等原因无法及时开箱验货或安装调试，使用单位应做好设备保管工作

加强安保措施，不得将设备放置于无人值守的公共空间，防止设备损坏或丢失事件发生

对有特殊保管要求（如存放温度、湿度等）的设备，应按照要求将设备放置于符合条件的实验室中保管;及时安装调试设备和组织验收，尽快清理设备预付款

设备经安装调试能够正常工作后，应及时组织验收工作，如不能在90天内验收，需给出合理说明

设备通过验收后，应及时办理付款、外贸结算（进口设备）、固定资产报增、预付款冲账等事项

对超过1年未冲销预付款的经费项目，学校将采取锁账等处理措施，超过2年未冲销预付款的设备，向校领导汇报设备情况

场地条件未落实到货无法安装、预付款超过1年未到货设备向校领导汇报情况

贵重仪器设备管理综合考核中，预付款存量是减分项;海关对免税进口设备有3年的监管期

监管期内，免税进口设备不得擅自转让、移作他用或进行其他处置。如发现使用或放置地点与申请时所列不符的，将视情节依法追究责任

严禁私自变更免税进口设备的放置地点

监管期内如需改变设备放置地点，须提前报设备处审批。属校内地址变动的，应及时更新资产管理系统相应信息；需放置到校外使用的，须经设备处审核并报海关批准;免税进口设备开箱

1、参与开箱验货人员：用户代表（设备使用者）、中大外贸业务代表、供应商代表或厂商工程师代表

2、所购置设备需市局商检法检应由市商检局经办人员准予后方可预约开箱

3、设备到达用户实验室一周内应预约三方代表开箱

4、开箱异常须配合中大外贸业务代表完成以下表格的填写;严禁私自将有问题的免税进口设备直接交给供应商处理

监管期内，设备如出现故障或发现质量问题，不得自行退换或私自处理，必须及时报告设备处进行处理

免税进口设备对外共享使用须事先向海关报备

监管期内，免税进口设备如需对校外单位的科学研究、科技开发和教学活动提供共享服务，应事先向设备处报告，由设备处向海关报备后方可进行;设备相关服务类项目：是指针对已有设备提供