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臣心一片磁针石，不指南方不肯休。——文天祥

企业电子文件管理系统项目建设方案范文

《企业电子文件管理系统》项目建设方案1

一、项目概述

1、目前现状

“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”是党的十六提出

的走新型工业化道路的指导方针。

企业档案作为企业重要信息资源，在企业信息化建设中具有重要作用，

因此档案信息化建设不仅是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管

理创新的重要方面。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息

资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。

目前公司的档案管理水平较为落后，传统的档案管理方法已不能适应

企业信息化快速的发展要求。在企业ERP、OA等信息

系统中产生的大量电子文件因传统的档案工作方式和技术手段无法进

行有效的管理，从而导致企业信息资源的流失，更为严重的是这些电子化

的电子档案在未来的管理中几乎无法进行。

“任何计算机信息系统如果没有考虑档案管理问题，肯定是一个不完

善的系统。”企业领导在一些与生产息息相关的信息系统的建设中出手大

方的同时，决不要忽视了档案管理系统的建设，

它将是保护企业信息资源的重要工具。

2、实现目标

臣心一片磁针石，不指南方不肯休。——文天祥

建立《企业电子文件管理系统》的目的就是充分利用现有的先进的档

案管理理论，从技术和管理层面来保证电子文件和电子档案的管理质量，

为企业信息资源的保护、开发、利用提供坚实的基础，

为企业实现跨跃式发展提供必要的支持。

首先理顺公司内部档案管理的体制，通过制定一系列的公司内部规章

制度，将档案管理的相关标准规范、国家企业信息化技术规范落到档案管

理的实处；同时通过规章制度规范档案管理人员的操作，

为档案管理系统提供一个良好的运行环境。

其次，它将与企业现有的信息系统紧密衔接，实现无缝集成，充分发

挥文档一体化管理思想在文

档管理中的作用，提高文档管理的质量。

第三，实现现有档案业务的网络化管理，提高企业内部档案利用效率、

利用寿命及周期。

第四，实现网上档案分级授权管理和利用机制，提高办公效率、节约

大量的办公资源。

最后，通过档案管理系统的将企业内各信息系统中信息的后期管理串

连起来，建立企业内部统一集中的档案信息数据库，方便企业信息资源的

统一管理。

3、设计原则

针对《企业电子文件管理系统》的建设目标和业务需求的特点，为提

高系统建设的整体质量与建

臣心一片磁针石，不指南方不肯休。——文天祥

设效率，在本系统的设计中必须遵循以下原则。

（1）系统规划原则

《企业电子文件管理系统》是企业管理信息系统中的一个子系统，是

企业信息化建设的一个重要组成部分，因此，在进行该系统建设时，要处

理好局部与整体之间关系，避免系统建设与企业信息化的总目标相脱节。

要充分考虑与其它企业管理信息系统的衔接，分析企业各部门在该系

统与部门内使

用的其它管理信息系统之间的关系。

（2）标准开放性原则

《企业电子文件管理系统》的建设必须坚持标准化。

标准是信息共享的前提，是企业档案工作能良性、持续发展的基础。

没有标准的档案管理系统是难以与企业其它管理信息系统相衔接并共享信

息的，也不可以为将来企业间的外部协作、信息交流提

供基础。

《企业电子文件管理系统》的建设也必须坚持开放性。

开放性不仅是一种技术原则，更是一种管理理念，它要求在档案管理

系统的建设中始终坚持综合集成、融合共享的思想。

就技术而