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穷则独善其身，达则兼善天下。——《孟子》

人力资源档案管理制度(精选篇)

第一章总则

第一条为规范公司人力资源档案的管理，保障员工档案信息

的安全性和隐私性，根据相关法律法规，制定本制度。

第二条公司人力资源档案管理制度（以下简称“本制度”）适

用于公司所有员工的档案管理工作。

第二章档案的建立

第三条入职手续需完善

1、公司应当要求新员工按照规定提供入职所需的相关材料，

并将其存档备案。

2、公司应当确保新员工与其个人信息的真实性和准确性。

第四条档案信息的收集和整理

1、公司人事部门负责员工档案信息的收集和整理工作，确保

信息的完整性和准确性。

2、公司应当要求员工按照规定提供相关材料，主动配合人事

部门进行档案信息的收集和整理工作。

第五条员工入职信息的录入和备份

穷则独善其身，达则兼善天下。——《孟子》

1、公司人事部门应当及时将新员工的入职信息录入电子档案

系统，并备份保存。

2、员工的入职信息应当包括但不限于：个人基本情况、教育

背景、工作经历、所获职称和资质证书、奖励及处分情况等。

第六条档案分类和归档

1、公司应根据业务需要和管理要求，将员工档案进行分类归

档，并进行合理的编号和标记。

2、归档时应当注明归档日期和负责人，并进行备案。

第三章档案的保管

第七条档案室的设置

1、公司应当设立专门的档案室，配备专业的档案管理员，负

责档案的保管和管理工作。

2、档案室应当具备足够的防火、防潮、防尘等设施，确保档

案的安全性和完整性。

第八条档案的必威体育官网网址

1、档案室应当设置安全门禁系统，并对人员进出档案室进行

严格管理和监控。

穷则独善其身，达则兼善天下。——《孟子》

2、档案室内的档案应当禁止外借，仅限内部人员查阅，并应

当做好详细的查阅记录。

第九条档案的定期检查和整理

1、公司人事部门应当定期对员工档案进行检查和整理。

2、对于发现档案存在缺失、错误或不完整的情况，应及时进

行补充和修正，并记录下整理情况。

第十条档案的借阅和调阅

1、员工如有需要，可以向人事部门提出档案借阅申请，并经

过审批后方可借阅。

2、员工如需要调阅其他员工的档案，应当说明调阅理由，并

获得被调阅员工的书面同意。

第四章档案的保存和销毁

第十一条档案的保存期限

1、公司应当根据相关法律法规和政策的规定，对员工档案的

保存期限进行详细规定。

2、员工档案的保存期限一般不少于五年，特殊情况下可延长

保存期限。

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第十二条档案的销毁

1、员工离职或者退休五年后，公司可以依法对其档案进行销

毁。

2、档案销毁应当由公司人事部门负责，并填写销毁记录，包

括销毁日期、销毁方式等。

第五章其他规定

第十三条本制度解释权归公司人事部门所有。

第十四条本制度自颁布之日起正式实施，并适用于公司所有

员工。

第十五条本制度的修订和解释由公司人事部门负责，并报公

司领导同意后方可执行。

总结

人力资源档案管理制度是公司在管理员工档案方面的重要制度，

通过规范和细化档案管理流程和要求，可以确保员工档案的安

全性和准确性，提高公司人力资源管理的效