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8合同、档案信息管理方案

8.1合同管理

本项目为学校建筑建设品质要求高，建设工期紧，。本项目拟采全过程工程咨询管理模式，较常规管理模式不可控因素要多，合同管理潜在风险相对大。所以，本项目的合同管理优劣是能否能够实现合同目标和项目建设目标，严格控制合同风险的关键之一。

8.1.1合同管理目标

协助业主在合同中把主要界面协调责任明确界定给施工单位，减少费用索赔及合同纠纷。

协助业主制定详细的工期控制条款，减少业主的工期风险。

8.1.2合同管理的重点

为了全面贯彻、落实项目合同，确保工程项目按时、保质顺利竣工，在合同的履行过程中应做好以下管理重点：

1、项目开始前的合同交底：监理部应配合项目管理部做好合同交底工作，使项目部及相关成员悉知合同的主要条款，对合同的工期进行周密安排和部署，列示出工期计划和施工进度表。

2、项目进行中的往来联系确认：在开工前即和业主等相关方约定，约定业主方、施工方双方存在需沟通、联系或确认事项时应采取函件，文件等书面资料形式，并且必须要经双方和项目管理方签收，此项约定必须共同遵守，无正当理由不得拒绝签收。以下几种事项应当采取书面形式：

1）如具备开工条件，应要求项目管理部或监理方及时时下达开工令，我方以开工令的日期为正式开工日期。

2）预合同约定事项需顺延工期的，规范项目部应及时向监理方提出书面报告，并经其签收。

3）遇设计变更的，需项目管理部或监理单位书面下达书面变更通知，必须是原件，避免设计变更施工的不确定性。

4）遇合同主要条款变更的，应提前向对方提出书面变更报告，经协商一致后双方再进行变更内容项下的实施。如：合同外的增项，应先办理书面签证并经业主签字后再施工。

3、项目分包合同管理；规范项目部应按项目管理部或监理单位的要求进行项目分包管理。

1）需要分包的项目，必须与分包商签定分包协议，并履行合同评审程序。

2）对分包商的要求：并且明确要求分包商不得以业主或项目部的名义对外签定采购、分包合同或其它形式的经济合同。

3）必须将分包商纳入项目部统一管理。在安全施工、文明施工、工程质量管理方面必须遵守和履行项目部统一规定，双方沟通、联络及确认事项时应采取我公司统一格式的工程联络单形式，并经双方签收确认。

4、工程项目竣工后的合同管理：

1）竣工后项目部应及时向项目管理部提交竣工验收报告等资料，组织相关单位进行初验，并将验收相关资料整理归档。

2）施工方竣工后向业方方移交时，做好交接工作，履行交接手续，形成书面记录并整理归档。

3）竣工验收后，参见各方应及时将合同履行过程中的相关资料报送归档管理。

5、要对工程实施阶段进行动态管理，做好工程合同文件管理工作。必须明确，除了工程合同协议书、补充合同协议书、投标、招标文件外，经常性的工地有关工程会议纪要、设计变更、变更设计、工程联系单、工作联系单等是工程合同内容的组成文件，是工程合同的一种延伸和解释。所以在工程合同履行过程中，应当建立工程技术经济档案，了解工程活动尤其是变动情况，协调工程部门的施工要求和经济部门的费用状况，统一履行工程合同的步骤和要达到的目的。

6、在合同管理的重点就是科学合理对合同的风险进行分析与防范，注意发生索赔的原因，，应根据施工现场实际情况和合同条款相对照，随时注意分析检查，避免造成不必要的损失。

8.1.3合同管理原则

1．事前预控：采取预先分析、调查的方法，对合同执行中可能出现的问题提前发出警示，防止偏离合同约定事件的发生；

2．及时纠偏：随时跟踪合同的执行情况和施工中存在的问题，通过发出《项目工作联系单》的形式，督促违约方纠正不符合合同约定的行为；对设备合同的执行情况，要求监理工程师及时了解与跟踪厂商执行供货计划的过程，尽量避免设备实际到场时间提前或滞后对工程进度计划的影响；

3．充分协商：认真听取有关各方有关合同争议的意见，与合同双方充分协商，积极寻求解决合同争议的办法；

4．公正处理：严格按照合同有关规定和监理程序，公正、合理地处理合同其他事项。

8.1.4本工程合同管理主要内容

1．由于本工程合同关系将比较复杂，涉及设计、勘察、造价咨询和总承包等等单位，合同管理是本项目管理部工作的一项重要工作内容：

（1）协助业主进行工程招投标：根据业主的需要，协助进行工程施工及设备、材料的招标工作，对招标文件提出意见和建议，协助业主选定承包单位及材料、设备供应商；

（2）协助业主确定本项目的合同结构：本工程的合同包括勘察合同、设计合同、工程承包合同、加工合同、材料与设备供货合同、业主指定分包合同等。合同管理的一项重要内容就是对合同的框架、类型、主要部分和条款进行分类、汇总，形成本工程的合同结构，确定合同内容符合工程总体进度计划和总