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应付账款管理制度

应付账款管理制度

为了加强对应付账款管理，合理调度和使用资金，保证资

金正常流动，有效提高资金使用效率，防止不良现象的发生，

保障公司合法权益不受损失，特制定本制度。

适用范围：本制度适用于XXX所属的全部子公司。

商品采购业务内容及要求

一、原则：

1.有效规避风险的原则。

2.时效性原则。

二、商品采购合同的必备条件：

1.采购合同的内容：

商品的品种、规格和数量。

商品的质量和包装。

商品的价格和结算、支付方式。

交货期限、地点和发送方式。

商品验收办法。

商品销售过程中供应商费用支持范围。

违约责任，合同的变更和解除条件。

2.商品采购合同的签订条件：

合同的供应商资格、资质、企业性质审核。

合同必须合法。

签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，

必须要有委托证明。自然人必须按手印，法人必须盖公章。

采购合同应当采用书面形式。

发生经济纠纷的仲裁机构必须是本公司要求仲裁机构。

三、欠款基数的确定：

1.欠款基数原则上每年调整一次。财务部根据公司资金计

划和供应商供货量及淡旺季资金情况，确定应付账款总量。采

购部逐项分解报财务部审核，经主管领导批准后，于每年终了

前10日内下发下年度计划。

2.欠款基数的确定要本着先回款后付款的原则。先分析公

司回款情况，然后研究采购量和供应商的资金实力，在合理占

用供应商应付款的基础上确定欠款基数。

四、付款条件：

1.预付账款：对于市场上特别紧俏必须预交货款采购的货

物，以及为取得较低的供货价格而预付的款项。凡需预付的货

款，采购除向财务部提供购货合同外需报分管领导审批、总经

理签批。

2.延期付款：在交易发生后，当财务账面已达到欠款基数

以上时，采购部方可确定对供应商付款。

3.即期付款：货到验收合格入库后即支付货款，或根据供

应商要求在欠款基数内支付货款。该条件下付款，卖方必须提

供一定比例的现金折扣，具体条件如下：

现汇付款：在欠款基数内现汇方式付款，每次付款必须享

受付款额2-5%的现金折扣。

承兑汇票付款：在欠款基数内以承兑汇票方式付款，每次

付款必须享受付款额1-2%的现金折扣。

1、款项折扣处理

在支付货款时，凡是欠款基数内的款项，都可以获得相应

的折扣。如果供应商恢复了相应的欠款基数，折扣也会相应取

消。但如果供应商需要资金支持，比如产品开发、生产准备和

提高质量等方面，采购部门可以分析项目风险并报总经理批准，

供应商可以在欠款基数内获得支持，不作折扣处理。

2、应付账款的建立程序

首先，供应商需要根据本公司采购部的采购计划，及时提

供商品。然后，供应商凭本公司仓储部出具的入库单开具增值

税专用，进行结算。采购部接收并审核无误后，登记往来流水

账，并将交到财务部。财务部审核并入账，为便于管理和核对

账务，应将增值税专用抵扣联注明凭证号码。采购部根据自己

建立的流水往来账，计算欠款数额，当欠款数超过欠款基数后

方可填写付款申请单。经过分管领导和财务负责人、总经理签

批后，由财务部根据资金情况安排付款或转承兑并登记往来账，

原则上要求供应商开具收款收据。财务部及采购员每月末和各

供应商核对往来账，并出具对账余额调节表。

3、应付账款的调账处理

对于错账情况，应写出书面调账通知，经财务负责人核实，

报总经理批准后才能进行调账备案。对于清查出的串户情况，

应写出书面申请，财务负责人核实后，批准调账。如果发生因

债权人特殊原因确实无法支付的应付账款，按规定核准后可以

冲销。对于终止供应关系的厂家，要彻底清理往来账，由双方

财务人员会同采购部门核对往来账，并对物管部门遗留的该厂

家废品以及其应交的费用等进行全面清理后，方可办理付款及

转账结算。

4、应付账款日常管理及考核

往来账登记人员必须做到当日业务当日完成，并经常核对

往来单位，不得出现串户现象。如果发现串户，应