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应付账款管理制度

根据目前集团总部及各业务集团应付账款管理现状，结合应付账

款发生额和余额的越来越大的实际，为有效理顺与供应商的对账、确

认及支付手续，规范各部门及业务集团和分公司的应付管理流程及职

责；规范应付账款管理工作，防范各业务集团、各公司处理应付账款

业务过程中的经营风险，为了管理好集团各公司的应付账款，并为资

金周转计划作好保障,特制定本制度，请各单位认真执行。

一、目的

1、规范采购操作步骤和方法，确保各类采购的质量和采购要求

的适用性，符合集团整体的内控管理规定要求。

2、规定应付账款对账、核算、付款等方面的管理要求，规范应

付账款管理工作，防范各业务集团、各公司处理应付账款业务过程

中的经营风险；为了管理好集团各公司的应付账款，并为资金周转

计划作好保障。

二、适用范围

本制度适用于集团总部各部门、各业务集团及分子公司的物资

设备采购、运力服务采购、行政后勤采购、信息系统采购、其他服

务类采购等采购的控制和应付账款的管理。

三、定义

应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付

给供应商的款项。

四、应付账款管理的原则

1、应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职

能以外的财务部的应付账款会计专门负责。

2、按付款日期、折扣条件、合同其他各项规定管理应付账款，以

保证各类采购付款内部控制的有效实施。

五、应付账款的确认和入账

1、应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原

始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收

证明、银行转来的结算凭证等，具体按照财务核算要求执行。

2、应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整

性、合规性及正确性。

3、应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付

账款明细账。

4、应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基

础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

5、各业务集团及分公司具体确认应付账款的要求：

（1）对外部运输供应商应付帐款确认的要求：

A、财务要核查发车清单，清单必须要有承运的司机签字、

发站调度签字、到站调度签字；核查时，要核对系统数

据。

B、如供应商没有发车清单，不予以认可入账；如确实丢失

了清单，必须有发站和到站调度人员确认证明，并与系

统数据核实。

C、需要调取GPS路由数据资料进行核查，核查运输的真实

性、路由的准确性及其他途中信息。

D、分公司与供应商的对账单，必须做到对账单的数据准确

性、真实性，必须双方签字盖章的完整性；对于没有正式

盖章确认的对账单而擅自挂账的要进行严厉处罚。

E、运输发票的稽核检查，核查供应商有没有按照合同约定

及对账期限按时开具增值税发票；分公司及时对发票进

行挂账和抵扣认证。

F、运输合同的核查，审查与供应商签订合同的原件，了解

合同相关条款的合理性、合法性，对运费价格的核查比

对是否合理真实；对合同签订流程、报告及经办人进行

详细核查确认。

G、财务要从始发站和到达站的装卸工提成货量数据进行侧

面核查业务的真实性，核实车辆发出的真实趟数及装载

情况。

H、财务要核查正班车的发出时间和到达时间，检查是否与

规定的正班车到发时间一致；核实有没有发出，核准趟

数。

（2）其他供应商，包括分公司日常采购供应商、加油、修理、外

包劳务、房东、装修等；这部分供应商单个应付款金额较少，稽

核确认方法类似。

A、首先检查审核供应商合同，审查与供应商签订合同的原件，

了解合同相关条款的合理性、合法性，对交易价格的核查比对是否

合理真实；对合同签订流程、报告及经办人进行详细核查。

B、财务账务要做到真实、准确，检查是否按发生额及时对账和

挂账，核实账面余额；与供应商进行定期核实函证。

C、检查日常对账情况，对账单有