管理程序文件--QA01001文件与资料控制程序(第3版).pdfVIP

文件与材料控制程序

1目的和适用范围

1.1为进一步规范上海宝钢国际经济贸易有限公司（以下称宝钢国

际）文件的制定、修订、审批、下发、流转、归档、作废和销毁等管

理工作，特制定本程序。

1.2本程序适用于各事业部、职能部门、贸易部门、子公司，以下

称各单位。

2职责

2.1战略企划部是宝钢国际管理文件的综合管理部门，担任组织对由

有关单位制定、修订的宝钢国际管理文件进行认定，协调有关成绩，

明白职责分工。

2.2公司办公室担任宝钢国际文件的送审、拟办、下发、流转、签收

以及有关文件和材料的归档工作，指点、检查、督促各有关单位做好

文书处理工作，协调文书处理中的有关成绩，建立实时、高效的文件

自动化管理系统。

2.3各单位担任对宝钢国际下发的各类文件的接收、流转和归档。

2.4各单位担任本单位外部文件的制（修）订、控制和实施。

2.5按专业分工准绳，公司级管理文件由相关部门担任制定、修订和

执行状况的评审。

2003年4月28日发布2003年5月12日实施

3文件的分类

3.1宝钢国际管理文件。管理文件是宝钢国际专业管理制度的总称。

宝钢国际管理文件按专业分为综合管理、人事管理、财务管理、贸易

管理、技术和质量管理、知识和科研管理、安环消防管理、设备管理

八大类。

3.2宝钢国际行政文件。指除宝钢国际管理文件以外的一切以“上海

宝钢国际经济贸易有限公司文件”作为文头所发的文件。

3.3部门文件。指宝钢国际职能部门就职权范围内的内容触及宝钢国

际有关部门的事务，以“宝钢国际部门文件”作为文头所发的文件。

3.4部门外部文件。指以各单位名义下发的仅适用于本单位的管理文

件、外部行政文件及技术文件和作业指点书等。

3.5外来文件。指政府部门、下级机关及其它单位发送来的文件。

3.6请示、报告。指各单位上报公司指导阅示的各类请示、报告

4管理文件的拟定、审批、下发流程

4.1拟定

4.1.1公司管理文件由职能部门担任起草，由起草单位担任送相关单

位进行会签。文件会签记录格式一致运用“宝钢国际管理文件拟稿”

（附件4）,起草单位根据各会签单位的修正意见对管理文件草案进

行修订。

4.1.2管理文件制定后，拟稿人、审核者均需在代拟文稿纸原件上签

名，部门审核者为职能部门担任人。

4.1.3管理文件在送总裁办公会审核前必须经战略企划部最后会签。

4.2审批

4.2.1由起草单位担任将待审文件送公司办公室，由公司办公室报送

公司分管副总裁审阅。

4.2.2由战略企划部拟订需求总裁办公会讨论经过的管理文件清单并

提交总裁办公会审议或采用总裁会签的方式，清单以外的管理文件可

不经总裁办公会讨论，直接由总裁签发，或由总裁委托副总裁或业务

总裁签发。

4.2.3属于贯标体系内的管理文件，文件称号一致为“***程序”；不

属于贯标体系的需需总裁办公会讨的文件一致称为“***管理办法

不需总裁办公会讨的管理文件，文件称号一致为“***制度

4.3下发

4.3.1管理文件经宝钢国际指导审批赞同后，由公司办公室经过0A系

统或以纸质文件方式下发至有关单位，0A系统的发放记录在系统中

完成；纸质文件按附件3作好发放记录，原件由公司办公室归档；

4.3.2为保证管理文件在实施日前传送到有关单位，管理文件的发布

日期与实施日期必须有6个工作日以上的间隔；公司办公室对管理文

件的发放在3个工作日内完成；经过公文系统下发的管理文件，自下

发之日起，各单位必须在3个工作日内完成签收；如遇节假日顺延；

4.3.3如公文系统发生缺点，运用单位应在发现缺点并无法扫除的当

日告诉公司办公室，由公司办公室采取其它补救措施并做好记录。

4.3.4各单位可视需求，由本单位综合管理部门复印下发，并做好发

放记录。

5管理文件的修订及管理

5.1必须对有关管理文件进行修订时，由成绩提出