《检测报告及档案电子化管理规范》.pdf

ICS01.140

CCSA14

DB4403

深圳市地方标准

DB4403/TXXX—XXXX

检测报告及档案电子化管理规范

Specificationsforthedigitizationofinspectionreportsand

archives

（送审稿）

XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施

深圳市市场监督管理局发布

DB4403/TXXXX—XXXX

目  次

前言II

1范围1

2规范性引用文件1

3术语和定义1

4基本规定2

4.1电子化原则2

4.2电子文件的系统要求3

4.3电子签章要求3

5检测电子文件的归档3

5.1检测电子文件的形成3

5.2电子文件的命名4

5.3电子文件的归档4

6检测电子文件的管理4

6.1电子文件的存储和备份5

6.2电子文件的更改5

6.3电子档案的迁移5

6.4电子档案的查询与利用6

6.5档案的销毁管理6

附录A（资料性）电子档案迁移登记表7

I

DB4403/TXXXX—XXXX

检测报告及档案电子化管理规范

1范围

本文件规定了检测机构生成的委托单、原始记录、检测报告的电子化要求，包括检测机构旧的纸质

档案如何转化形成电子文件的要求。

本文件适用于指导检测机构实施和应用档案电子化管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T31—2017纸质档案数字化规范

DB3418/T019—2022检验检测机构电子档案管理规范

DB11/T2291—2024建设工程电子文件与电子档案管理规程

3术语和定义

3.1

纸质文件电子化Digitizationofpaperdocuments

纸质文件数字化是指采用扫描仪等设备对纸质文件进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、

光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案内在的联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过

程。

3.2

电子文件Electronicdocuments

电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机

等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。本规程提及的电子文件是指：委托单、原始记

录、检测报告的数字形式。

3.3

委托单Commissionorder

检测委托单是指客户和检测机构之间签订的简易合同，用于明确双方在检测过程中的权利和义务，

确保检测结果的准确性和可靠性，同时保护双方的权益。

3.4

原始记录Originalrecords

原始记录是指检验机构在对物品进行检测时