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供应商退出管理办法

第一章总则

第一条为规范供应商退出流程，明确各部门责任，规避公司采购、运营风险，维护供需双方利益，确保供应体系稳定运行，特制订本管理办法。

第二条本管理办法适用于XXXX有限公司（简称“股份公司”或“公司”）供应体系内的所有供应商，包括零部件供应商、零星采购供应商。其中：

（一）零部件供应商：供应直接用于发动机装配（以BOM零部件为限）所需物料的供应商。

（二）零星物资供应商：非直接用于发动机装配所需物料的供应商，包括XXXXXX。

第三条遵循原则：依法合规，公开、公平、公正，廉洁，高效原则。

第二章相关部门职责

第四条采购管理部

（一）负责接收供应商书面账务清算申请，协助供应商办理账务清算相关手续；

（二）根据应付账款对账调节表与退出单位签订退出协议。

第五条营销公司

（一）营销公司售后配件管理科通知XX服务站、主机厂配件部门及旧件回收员退回市场上库存品、不良品等并确认；

（二）费用科负责供应商三包费用结算完毕并确认。

第六条质量管理部

负责确认相关质量罚款。

第七条制造公司

负责清退相关旧件、拆机件，并确认相关手续办理完毕。

第八条仓储物流部

负责清退库存物资及三包旧件，并确认相关需清退物资办理完毕。

第九条财务部

（一）负责确认履约保证金、最后一次付款时间及相关费用，根据退出申请单位提交往来明细账进行对账，形成应付账款对账调节表；

（二）根据退出协议支付相关款项。

第十条法律事务部

负责审核退出协议。

第三章零部件供应商退出流程

第十一条接收、传递供应商退出申请

（一）合同解除或终止往来业务后，供应商书面提出账务清算申请。采购管理部接收供应商书面账务清算申请。

合同解除或终止往来业务后，供应商要求清算的，应当书面提出申请。自XX同意供应商申请之日起六个月后开始清算，排放件供应商中断业务，按照国家法规规定时间向后延续1年内不得清算。

（二）采购管理部部门负责人同意接收供应商的债务清算申请后，采购管理部通过OA向营销公司售后配件管理科发布《即将退出通知函》，要求售后配件管理科通知XX服务站、主机厂配件部门及旧件回收员在六个月内退回该供应商在市场上的所有库存品、不良品等。

第十二条办理退出业务

（一）供应商退出申请批准六个月后，供应商开始办理退货、结算相关三包索赔与质量罚款等事宜。采购管理部专人协助供应商办理退出手续，相关经办人员需在《供应商账务清算流程表》上签字确认，跟踪记录退出流程：

1、营销公司费用科确认三包、市场索赔费用，若有未确认的相关费用、索赔等，根据费用科开具的相关费用单据到财务部办理相关费用、索赔的结算。相关费用结算完毕后，营销公司费用科负责人签字确认该供应商已无三包索赔，同时确认该公司上年度三包费用。

2、质量管理部确认该供应商是否有未办理的质量罚款，质量罚款全部结清后，质量管理部专员签字确认该供应商已无质量罚款。

3、该供应商在我公司的三包费用、质量罚款等费用全部结清后才可到相关部门办理退货手续。

4、使用单位（制造公司、金加工车间等）确认其生产车间及旧件库是否有该供应商所属产品，若有需办理退货手续。退货手续办理完毕后，使用单位负责人签字确认该部门已经没有该供应商所属产品。

5、制造公司综合车间负责该供应商拆机件的清退，待该供应商所属拆机件全部清退后，综合车间负责人签字确认该部门已无该供应商产品。

6、仓储物流部仓库确认该供应商在库库存物资，退货手续办理完毕后，由该仓库负责人签字确认该仓库已无该供应商产品。

7、仓储物流部三包旧件库负责清退市场退回的该供应商不良品等，该供应商在库所属不良品全部清退后，三包旧件库负责人签字确认三包旧件库已无该供应商产品。

以上该供应商所属产品全部清退后，仓储物流部仓储科负责人签字确认该供应商产品已经全部清退。

第十三条核对账务

（一）该供应商在我公司的产品全部清退后，财务部相关会计确认该供应商与我公司最后一次付款时间，财务部资金管理科科长在退出申请上填写该供应商在我公司的履约保证金金额。

（二）该供应商出具自合作以来与我公司的全部往来明细账、办理退出事宜委托人授权委托书，采购管理部负责人、财务部负责人签字确认同意退出后到财务部办理对账事宜。

（三）财务部退出专员根据供应商提供的往来明细账进行对账，最终形成《应付账款对账调节表》，供应商对《应付账款对账调节表》确认无误并签字盖章。

第十四条签订退出协议

（一）采购管理部起草退出协议，供应商签字盖章后，按合同评审流程经采购管理部、财务部、法律事务部等部门评审后报总经理审批。

（二）因产品销售到终端用户及产品质量故障等问题发生和反馈具有滞后性，供应商需放弃部分履约保证金，用于处理供应商货物在市场上因质量问题已发生或可能发生的费用、损失。标准如下：

1、在最后一次付款一年内提出清