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公司文件管理规范

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公司文件管理规范

为规范公司文件的管理，提高工作效率，特制定本规范。

一、文件的分类

1.公司文件主要分为三类：机密文件、重要文件和普通文

件。

2.机密文件指的是公司最核心的机密信息，如财务报表、

商业计划等，须由专人负责管理，存放在安全的地方。

3.重要文件指的是对公司运营有较大影响的文件，如合同、

协议等，需要分类存放，便于查找。

4.普通文件指的是一般性文件，如会议纪要、通知等，按

照时间顺序存放，方便查阅。

二、文件的命名规范

1.文件的命名应简洁明了，能够清晰表达文件内容。

2.文件名中不应出现特殊字符，如空格、斜杠等。

3.文件名应包含文件类型后缀，如.doc。xls等。

三、文件的存储位置

1.机密文件存放在专门的保险柜中，严格控制访问权限。

2.重要文件存放在专门的文件夹中，便于查找。

3.普通文件存放在公共文件夹中，方便员工查阅。

四、文件的备份与恢复

1.定期对机密文件进行备份，存储在安全的地方。

2.重要文件也需要进行备份，存储在不同地方，以防意外

情况发生。

3.普通文件不需要备份，但需要定期清理，保持文件夹整

洁。

五、文件的归档

1.机密文件永久保存，不得随意销毁。

2.重要文件根据保留期限进行归档，过期文件及时销毁。

3.普通文件根据保留期限进行归档，过期文件及时删除。

本规范自2020年3月14日起实施，如有违反规定者将受

到相应的处罚。

一、制定目的

本文件旨在规范公司文件的管理和使用，确保文件的准确

性、完整性和必威体育官网网址性，提高工作效率和质量。

二、适用范围

适用于公司内所有部门和员工，包括纸质文件和电子文件。

三、各部门职责

3.1文件起草部门负责文件的起草和审核；

3.2文件审批部门负责文件的审批和签字；

3.3文件发布部门负责文件的印制、发放和存档；

3.4文件管理部门负责文件的归档、管理和必威体育官网网址。

四、文件类型定义

根据文件内容和用途，将文件分为公文、红头文件、质量

体系文件、管理性文件、通用文件和合同性文件。

五、文件格式及标准

5.1公文（包括公告和通知等）应采用正式的文书格式，

包括标题、正文、落款、签名等；

5.2红头文件应采用公司规定的红头格式，包括公司名称、

标志、标题等；

5.3质量体系文件应采用ISO9001标准格式，包括文件编

号、版本号、修订记录等；

5.4管理性文件应采用公司规定的格式，包括文件编号、

标题、正文等；

5.5通用文件和表格文件应采用统一的格式和标准，包括

字体、字号、行距等；

5.6合同性文件应采用合同格式，包括合同编号、签署日

期、双方名称等。

六、文件管理

6.1文件记录编号应按照公司规定，记录文件的名称、编

号、版本号、发布日期等信息；

6.2文件的归档应按照文件类型和重要性，分别归档在不

同的文件柜中；

6.3外来文件应及时接收并归档，保证文件的完整性和保

密性。

七、其他规定

对于特殊情况，应按照公司规定进行处理。

八、附文件模板

附录中提供了各种文件类型的模板，供使用时参考。

LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)

公司文件管理制度

制定目的：

本文件旨在规范公司文件处理工作流程和作业标准，提高

工作效率和质量，便于文档的识别、追溯和控制，实现公司文

件管理的规范化、制度化，提高有效性和适应性。

适用范围：

本文件适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

各部门职责：

综合部负责管理公司公文、质量管理体系、管理制度、行

政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、

归档等工作，并在全公司范围内对本制度执行进行指导和监督。

采购部负责