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建设工程档案归档服务指南

一、引言

建设工程档案是对建设项目的全过程进行记录和归档的重要资

料，包含了项目的设计、施工、验收、运维等各个阶段的文件

和资料。建设工程档案的归档工作十分重要，它关系到工程项

目的质量、安全和后续的维护管理等问题。为了做好建设工程

档案的归档服务工作，特制定本指南，以期为工程项目的相关

人员提供指导和支持。

二、档案归档服务的意义和原则

1.意义：建设工程档案的归档服务是为了保护工程项目的知识

产权、维护工程项目的质量、监督工程项目的安全、提高工程

项目的管理水平等目标而进行的重要工作。

2.原则：

（1）全面性：档案归档服务要涵盖工程项目的所有阶段和

各个环节，从设计开始到最后竣工验收和运维，都应有详实完

备的档案资料；

（2）可追溯性：档案资料要能够准确反映工程项目的整个

过程，各个环节之间应能够衔接和追溯；

（3）必威体育官网网址性：档案资料应严格必威体育官网网址，避免泄露工程项目的

技术和商业机密等；

（4）及时性：档案归档服务要及时、主动地进行，确保工

程项目的档案资料能够及时归集、整理和保存；

（5）准确性：档案资料要准确无误地记录和反映工程项目

的实际情况；

（6）可管理性：档案归档服务要具备便于管理和利用的特

点，方便后续维护管理和查阅使用。

三、档案归档服务的流程

1.档案资料的整理

（1）初步整理：对收集到的各类档案资料进行初步整理，

按照文件类型、时间顺序等进行分类归档；

（2）深度整理：对初步整理后的档案资料进行进一步深度

整理，补充完善和整理工程项目的详细信息；

（3）整理结果：形成档案资料的详细清单，包括具体文件

编号、文件题名、文件日期、文件责任者等信息。

2.档案资料的分类归档

（1）按照工程项目的不同阶段进行分类，包括设计阶段、

施工阶段、验收阶段、运维阶段等；

（2）按照文件的性质进行分类，包括设计文件、施工图纸、

报告资料、合同协议、证明材料、检测报告等；

（3）按照文件的形式进行分类，包括电子文件、纸质文件、

图片、视频等。

3.档案资料的数字化处理

（1）对纸质档案资料进行扫描或拍摄，将其转化为电子文

件，并进行格式规范和文件命名；

（2）对电子档案资料进行整理和归类，采用统一的电子档

案管理系统进行存储和管理；

（3）对图片、视频等多媒体资料进行数字化处理，方便存

储和查阅使用。

4.档案资料的存储与保管

（1）建立专门的档案库房或档案室，提供良好的环境和设

施，确保档案资料的安全和完整；

（2）制定档案存储管理制度和规范，包括档案的分级管理、

出借和调阅的程序等；

（3）定期对档案资料进行巡检和检索，保证档案资料的可

靠性和完整性；

（4）重要档案资料要进行备份和灾备措施，避免因意外事

故导致档案的丢失或损坏。

四、档案归档服务的建议

1.加强档案管理人员的培训和学习，提高其档案管理水平和专

业能力；

2.制定档案管理的相关制度和规范，明确档案归档的具体工作

程序和责任；

3.加强与相关部门和单位的协调合作，确保档案资料的及时收

集和共享；

4.注重档案资料的必威体育官网网址和安全，做好档案资料的权限控制和保

护措施；

5.借助现代信息技术手段，实现档案管理的自动化和网络化，

提高工作效率和服务质量；

6.积极推动档案资料的利用和应用，为后续的运维管理和技术

创新提供支持和参考。

五、总结

建设工程档案归档服务是一个复杂而重要的工作，在工程项目

的全过程中起着关键性的作用。本指南旨在提供一套科学、规

范和实用的档案归档服务指南，帮助相关人员做好档案归档工

作，确保工程项目的资料和信息能够得到准确、可靠、及时、

便捷的管理和利用。通过不断完善档案归档服务的工作流程和

工作方式，提高档案管理的水平和工作效率，为建设工程的高

质量发展和可持续发展提供有力的支持和保障。六、档案归档

服务的具体内容和要求

1.设计阶段的档案归档服务：

（1）收集与设计相关的各类文件和资料，包括设计方案、

施工图纸、技术规范、技术交底记录等；

（2）对设计文件进行整理和分类归档，确保设计文件的完

备性和准确性；

（3）对设计文件进行数字化处理，建立电子档案，方便后

续查阅和使用；

（4）编制设计文件目录和索引，便于检索和管理设计文件。

2.施工阶段的档案归档服务：

（1）收集与施工相关的各类文件和资料，包括施