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天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为。——《孟子》

管理档案的建立与管理

随着信息时代的到来，各种文献资料的产生和管理形式也逐渐

得到了变化。而管理档案的建立和管理是记录文献资料的一个重

要手段，其重要性不容忽视。本文从档案管理的概念、建立过程

以及管理方法等方面进行探讨。

一、档案管理的概念

档案管理是指对机构、组织或个人生产、形成的各种文件资料

进行受控和规范化处理的一种行为。它包括对档案材料进行收集、

整理、保管、利用和销毁等环节。而档案则包括纸质档案、电子

档案、磁介质及光盘档案等各种类型的资料。档案管理是一项长

期而复杂的任务，需要具备专业知识和实践经验。

二、档案建立的过程

档案建立是档案管理的基础，合理的档案建立过程对档案的管

理起着基础性和决定性的作用。主要的建立过程可以分为以下几

个步骤：

天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为。——《孟子》

1.收集档案材料。在处理档案时，需要收集相关的文件资料。

这些资料可以是机构内部生产和形成的文书资料，也可以是来自

外部的文献数据。为了确保档案材料的权威性、真实性和准确性,

收集资料的过程需要采取科学、严密和系统的方法。

2.归档和整理。归档是指将收集来的档案材料按照特定的标准，

以文件的形式整理归档。整理工作要做到清晰、系统、易于访问，

以方便后续的管理。

3.标识和分类。标识档案材料的重要性及分类并不是唯一的，

但是标签可以帮助我们定位找寻和追踪档案资料的有用信息。分

类可以根据主题、时间或其他的任何标准。

4.索引和检索。对于档案材料的索引和检索极其重要。索引可

以快速准确地定位到档案材料，而检索则可以根据特定的需求查

找与分析相应的资料。

三、档案管理的方法

档案管理的方法有多种，这里只介绍几种主要的方法：

天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为。——《孟子》

1.知识管理的方法。不同于传统的档案管理模式，知识管理方

法强调对档案材料的有效利用和知识的转化，能够在档案管理中

起到重要的作用。

2.电子化管理的方法。随着数字信息技术的发展和广泛应用，

电子化管理是一种重要的档案管理方法。电子化管理能够提高档

案的便利性和可追溯性，并且可以保护档案的安全性。

3.知识管理与电子化管理的综合管理。将知识管理和电子化管

理结合起来较好地解决了档案管理的问题。这种综合管理方式可

以事先确定档案建立的标准和档案的分类方式，进而形成一套完

整的档案管理体系。

四、结语

档案管理是对文献资料进行科学和规范化处理的一种重要手段，

它有助于保护文献资料的权利、完整性和准确性。档案建立的过

程要注意搜集、整理、分类、索引相关知识的应用和种种管理方

法。电子化管理和知识管理又分别属于针对电子档案和纸质档案

的不同管理方法，而知识管理和电子化管理的综合管理则是一种

天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为。——《孟子》

相对完善的档案管理方法。在实践中，相关管理人员和其他有关

工作者可以根据各自的工作性质和需要选择相应的档案中心或档

案软件实现档案的建立和管理。