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局会议筹备工作流程

一、会前筹备

1、拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的科室负责，以书面形式表现。内容包括:会议名称、时间、地点、主要内容、议程、拟请出席领导、日程安排、文件材料目录、宣传报道。制订会议方案要分管领导批准后交由办公室备案。

2、起草、发布会议通知。会议通知一般由会议的承办科室负责起草，然后报分管领导审核签批后交由办公室发布。

3、落实与会人员。按照会议通知要求的时间，做好相关领导和参会人员的通知，确定出席名单。做好签到表。席位卡名单交由办公室统一制作。

4、预订会议室。会议时间确定之后，要立即与办公室联系沟通，预订会议室，并安排做好先期准备工作。如果需要外面会议室，要提前一周提出要求，请办公室协调预定。

5、布置会场。办公室要配合承办科室做好会场的布置工作，摆放好席位卡，根据会议实际要求，提前一周确定电子会标还是悬挂会标，做好准备。

6、检查音响和灯光。办公室配合科室根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”:布置会场时检查,会前半小时检查,会前十分钟检查。某些法定会议播放视频或者演示文稿，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。

7、编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复防止出现错别字。

8、安排新闻报道。需要新闻报道的会议，承办科室要提前联系办公室，通知有关新闻单位，确定好记者名单。

二、会中服务

9、组织会议报到。承办科室要根据统计整理后的参会名单做好会议报到工作，办公室要做好配合。

10、分发会议材料。会议材料由承办科室负责打印，办公室配合在会议上发放。

11、会场服务。内部会议由办公室根据会议安排负责茶水服务，外部会议由办公室对接好所在物业做好服务保障工作。

三、会后总结

10、会议室会后进行整理清洁。

11、收集相关会议宣传报道内容，做好台账工作。