OA应用管理办法.doc

办公自动化系统管理办法

总则

为了有效地配合集团办公自动化系统（以下简称：XXX-OA系统）的运用，推进集团信息化建设，从而有效地利用XXX-OA实现办公“流程电子化、制度规范化、工作协同化、管理精细化”目标，提高办公效率、提高信息综合利用、实现资源共享、提高企业管理水平，特制订本管理办法。

本办法适用于XXX-OA系统的管理（包括集团本部和各级公司）。

集团本部和集团所属各公司必须指定专人作为子机构系统管理员负责XXX-OA系统在公司的建设、实施和本公司的系统维护。集团本部和各公司的职能部门必须指定部门信息管理员，负责本部门的用户及权限、岗位、流程模板设定，部门文档权限（授权）的设置，负责本部门的操作人员的指导、咨询和培训，对本部门的信息安全负有必威体育官网网址的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。

系统内包含集团高度机密文件，用户应有良好的安全意识。应定期修改用户密码，并不得转借他人使用。

除个人文件外，用户不得随意修改和删除协同管理内文件。如文件作废或删除，必须征得部门负责人的同意。

XXX-OA系统用户对集团信息安全负有必威体育官网网址的责任和义务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件，更不能向公司外人员泄漏公司机密。

XXX-OA的主要功能包括：

内部邮件管理

文档管理

流程管理

工作联络书

信息发布和交流

其中内部邮件管理、工作联络书、流程管理是XXX-OA的核心业务。全集团办公人员可以利用XXX-OA进行日常办公、公文审批、文件共享、知识共享，促进办公人员之间的交流和协作。

第二章办公自动化系统的约定

集团办公自动化系统（简称XXX-OA）包括集团电子流程应用系统和电子邮件管理系统两个子系统。

第一次使用XXX-OA系统前，先联系本单位系统管理员，在用户自己使用的计算机上进行host文件设置后，方可使用。

XXX-OA系统的用户命名规则：XXX-OA用户名为用户汉语全名。如：集团本部XX，其登录XXX-OA系统的用户名为：XX。

姓名重复的情况依照如下规则解决：

重名者为不同公司的，则在名字后面加公司名称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX在XXX-OA中的用户名为：XX（集团本部）；商业公司的XX在XXX-OA系统中的用户名为：XX（商业）

重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全名作为XXX-OA系统的用户名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全名后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者在XXX-OA中的用户名为XX；后者在XXX-OA系统中的用户名为：XX01

具体每个人在系统中的用户名，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。

集团电子流程应用系统应用于集团本部和集团所有下级公司，登录地址：http://oa.XXX.com/；用户名：用户自己汉字姓名或系统管理员分配的用户名；首次登录系统的密码各用户第一次进入系统后请修改用户密码。

外部电子邮件管理系统应用于全集团，各用户可登陆http://mail.XXXXX.cn进行邮件的收发和管理，电子邮件系统使用的域名为：XXXXX.cn；电子邮箱的名称为：用户名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的电子邮箱名称为：XX@XXXXX.cn。如果出现电子邮件的姓名全拼出现重叠，则依照如下规则：

重名者为不同公司的，则在名字汉语后面加公司简称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX的电子邮件帐号为：XX-jtbb；商业公司XX的电子邮件帐号为：XX-sygs

重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全拼作为电子邮件账号名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全拼后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者的电子邮件帐号为：XX；后者的电子邮件帐号为：XX01

具体每个人的电子邮件帐号，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。

原则上XXX-OA只能在集团范围内的网络环境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集团信息管理部申请VPN用户，使用VPN方式连接Internet后，即可使用XXX-OA系统。

第三章制订流程的规定

XXX-OA中的流程分为三类流程：集团流程、公司（集团本部视为公司）流程和部门流程。凡可能在集团下属多个公司发起使用的流程都归为集团流程；凡是仅仅在集团下属公司内部（含集团本部内部）流转，并可能在公司内部多个部门发起使用的流程，都视为公司流程；只有特定的部门发起的流程归为部门流程。

流程的制订：集团流程统一由集团行政部会同集团体系管理员及信息员，根据集团管理规定制订。公司流程由各公司行政会同各部门管理员和信息员，依据本公司管理制度制订