商务写作中的有力表达(讲师版).pptVIP

语句不简洁结构不清晰用词不准确表达风格问题逻辑结构问题问题归类对整体的影响程度常见问题文体不规范用词不规范数字使用不统一标点符号使用不当格式标准问题1.2商务写作中的常见问题1.3有力表达的三要素逻辑清晰生动有效规范正确二、结构：逻辑清晰、有的放矢自上而下重点突出结构简单层次清晰“如何把一件事情讲得让他人一听就懂！”写出好文章的六步曲第一步列出文章的大纲第二步决定文章的正式程度第五步选择文章的层次结构第四步制定正确的行动目标第三步决定文章的总体风格撰写初稿第六步案例分析：制定正确的行动目标01“我希望对方读后做什么？”02总经理让你（秘书）通知各部门秘书来参加商务写作标准化研讨会议，你确定了时间和地点后发一个邮件给各部门应到会人员。03请分析你的行动目标。04行动目标－－的行动“我要通知每个应参加会人员会议的时间和地点。”被动目标－－的意愿“我要在会议前一个星期让每个应参加会议人员确认能否参加。”第一步：制定正确的行动目标小试身手练习一：请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。1分10分正式指数你本人很了解对方吗？目标读者比你们的层级低吗？是好消息吗？第二步：决定文章的正式程度正式程度表现在：形式称谓语气决定文章的正式程度第二步：决定文章的正式程度指出下列哪些媒介是正式媒介??宣传册??电子邮件??政府公文??行文正式的电子邮件附件??可粘贴便条??手写便笺??带抬头信纸??广告传单你是总经理秘书，总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给秘书们。利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室里吃中餐的规定，于是决定写给行政部经理的一封投诉信。练习二：第三步：决定文章的总体风格??立场一致立场不一致资源不充足资源充足一象限简单型二象限说服型四象限解决问题型三象限艰难型说服矩阵第三步：决定文章的总体风格??立场不一致立场一致资源不充足资源充足一象限简单型罗列事实短文即可通知性质二象限说服型多次沟通强调利益所在较长篇幅四象限解决问题型有问有答较长篇幅三象限艰难型不值得花费精力说服矩阵第三步：决定文章的总体风格场景一：总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近，饭菜可口，在预算之内。案例分析：利用“说服矩阵”工具分析下面的信件的总体风格。场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算五百元。练习三：某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标、正式指数以及总体风格：小试身手??连贯式??并列式??分析问题式??问答式??行动结果式第四步：选择文章的层次结构公文的“五”大主要层次：“夏天草坪长得特别快，一个星期不剪就会很难看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动变得轻松。经过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，可以节省30%时间以及20%能源。选择我们的产品将是您的明智的选择。”1、请分析判断下文采用哪一种层次结构：练习四：2、某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。如果你是这个秘书，你将采用什么样的层次结构去写？??七分想，三分写??磨刀不误砍柴工??提炼想法，有了骨头不愁肉??建立合理次序列出大纲的目的：第五步：列出文章的大纲列大纲