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档案管理制度

为了进一步健全和规范公司的档案管理工作，加强对公司档案的科学管理，有效保护和

利用档案，提高公司档案科学管理水平，根据相关政策法规，结合本公司实际情况，特制订

本制度。

一、档案管理体系

（一）公司成立以行政办公室主任为组长的档案工作领导小组；

（二）行政办公室为公司的档案管理部门，负责档案日常管理工作；

（三）各部门确定一名兼职档案管理员，负责部门日常档案资料的收集、整理、立卷等

管理工作，接受行政办公室档案管理员的管理。部门档案管理员必须维护档案的完整与安全，

并接受必要的培训。

二、档案归档范围

（一）管理性文书档案：包括政策性文件,各种合同及协议书,党群工作、行政管理、人

事管理、经营管理、企业产权等方面的文件资料；

（二）产品类档案：按产品种类或规格设置，包括产品从开发、设计、工艺、工装、加

工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程；

（三）基本建设类档案：按工程项目或建筑项目设置，同一工程项目内，包含工程项目

的可行性研究、立项、勘探测绘、设计、施工、监理、竣工验收及基建项目的证照、使用、

维修、改扩建等相关图纸和资料；

（四）设备仪器类档案：按设备种类或型号设置，同一设备包含设备购置及开箱记录、

安装、调试、运行、维护修理和设备管理等全过程；

（五）会计档案:包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案及各类审计档案等；

（六）员工档案：包括聘任、劳动合同、工资、福利待遇、退职、个人简历、学历、身

份、照片、培训和专业技术情况等材料；

（七）实物类档案：包括荣誉档案、营业执照、土地证、房产证、契证等；

（八）特殊载体类档案：包括照片、底片、录音、录像带、磁盘、光盘档案等。

三、档案的立卷归档和管理

（一）档案的定义：凡是本公司具有考查利用价值的文件材料，包括与客户的往来函件

（含传真、电子邮件等），以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件；

（二）档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各部门将办理完毕的文件材料，

经过挑选，立卷，定期移交到公司档案室。文件资料在移交过程中，各兼职档案管理员应提

供移交清单（一式二份），档案室逐项核对，符合要求后，双方签字确认归档；

（三）归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

1.员工档案由行政办公室负责收集、整理、立卷、保管，但必须按档案管理规范要求保

管；

2.上级、主管部门、公司的通知、决定、报告、请示、批复、公函、会议纪要、决议、

参考资料等方面具有凭证、查考、保存价值的文件材料，以及包括销售在内的公司所有经营

合同、请示、批复都是管理性文件档案，应当年上交；

3.凡公司内基建、设备等方面的有关材料、证照、批复、临床、图纸等档案，应在工作

完成后三个月内上交；

4.凡公司有关的活动、会议等方面的照片、底片、录音带等档案，应当年上交；

5.凡公司财务部的有关凭证、报表、帐册、各类报表等财务资料均属会计档案，隔年上

交；

6.公司各部门在电脑上形成的电子文件及公司形成的电子文件经审批定稿后，各部门指

定人员应随时在电脑上归档并做好备份，定期将电子文件拷贝至光盘，按年度归档；

7.凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档；

8.凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

（四）公司的各种档案（包括但不限于文书、电子文件、技术、音像、销售、人事、会

计、设备等）实行集中到公司档案室统一管理，各职能部门和个人应按规定向档案室归档；

（五）档案的管理：区分全宗，科学分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若

干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录；

（六）归档要求：

1.归档的资料必须是原件，材料要求完整、齐全；

2.凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同

的保存价值；

3.立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分

散；

4.在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一

事情的同一文件，应统一规定进行。

（七）档案的鉴别和验收：各兼职档案管理员负责对各自职责范围内收集的文件资料包

括特种载体文件逐一进行价值鉴定和验收。磁性载体必须在有关的设备上演示或检测，运转

正